Chacun des comptes de cette équation figure sur le bilan d'une entreprise et les comptables utilisent les écritures de débit et de crédit pour enregistrer les transactions sur chaque compte.
La comptabilité en partie double est utilisée depuis plus de 600 ans et a été utilisée pour la première fois par les banques et les commerçants en Italie.
Comptabilité à double entrée définie
Fidèle à son nom, la comptabilité en partie double est une méthode comptable standard qui consiste à enregistrer chaque transaction dans au moins deux comptes, ce qui entraîne un débit sur un ou plusieurs comptes et un crédit sur un ou plusieurs comptes.
Le montant total des transactions dans chaque cas doit équilibrer, en veillant à ce que tous les dollars sont comptabilisés. Les débits sont généralement indiqués sur le côté gauche du grand livre, tandis que les crédits sont généralement indiqués sur le côté droit.
Les entreprises publiques doivent utiliser le système de comptabilité en partie double, comme l'exige la loi. Les sociétés ouvertes doivent suivre les règles et méthodes comptables dictées par les principes comptables généralement reconnus (PCGR), qui sont contrôlés par l'entité non gouvernementale Financial Accounting Standards Board (FASB).
La comptabilité en partie double est également le moyen le plus efficace pour une entreprise de surveiller sa croissance financière, en particulier à mesure que le volume d'affaires augmente.
Garder des livres précis
À mesure que l'entreprise croît, la probabilité d'erreurs matérielles augmente. Bien que la comptabilité en partie double n'empêche pas entièrement les erreurs, elle limite l'effet des erreurs sur les comptes globaux.
Étant donné que les comptes sont configurés pour vérifier chaque transaction afin de s'assurer qu'elle est équilibrée, les erreurs seront rapidement signalées aux comptables, avant que l'erreur ne produise des erreurs ultérieures dans un effet domino. De plus, la nature de la structure du compte facilite le repérage des entrées pour déterminer l'origine d'une erreur.
Types de compte
Lorsque vous utilisez la comptabilité en partie double, vous devez utiliser plusieurs types de comptes. Voici quelques types de comptes clés.
Les comptes d'actifs montrent les dollars associés aux choses qu'une entreprise possède, comme l'argent dans son compte chèque ou le prix payé pour son entrepôt.
Les comptes de passif montrent ce que l'entreprise doit, comme un prêt hypothécaire, un prêt d'équipement ou des soldes de cartes de crédit.
Les comptes de revenus représentent l'argent reçu, comme les revenus des ventes et les revenus d'intérêts.
Les comptes de dépenses montrent l'argent dépensé, y compris les biens achetés pour la vente, les coûts salariaux, le loyer et la publicité.
Le système de double entrée nécessite un plan comptable qui comprend tous les comptes du bilan et du compte de résultat dans lesquels les comptables font des entrées. Une entreprise donnée peut ajouter des comptes et les adapter pour refléter plus spécifiquement les opérations, la comptabilité et les besoins de reporting de l'entreprise.
Utilisation de logiciels de comptabilité
La plupart des logiciels de comptabilité pour les entreprises utilisent la comptabilité en partie double; sans cette caractéristique, un comptable aurait de la difficulté à suivre l'information comme les stocks et les comptes créditeurs et à préparer les dossiers de fin d'année et les dossiers fiscaux. La structure de base de la comptabilité en partie double comprend des progiciels de comptabilité pour les entreprises. Lors de la configuration du logiciel, une entreprise configure son plan de compte générique pour refléter les comptes réels déjà utilisés par l'entreprise.
Les logiciels de comptabilité produisent généralement différents types de rapports financiers et comptables en plus du bilan, du compte de résultat et de l'état des flux de trésorerie. Un rapport couramment utilisé, appelé balance de vérification, répertorie tous les comptes du grand livre ayant une activité.
La balance de vérification marque tous les comptes ayant un solde débiteur normal et ceux ayant un solde créditeur normal.
Le total de la balance de vérification doit toujours être égal à zéro et le total des débits doit être exactement égal au total des crédits.
Exemples de comptabilité en partie double
À titre d'exemple de comptabilité en partie double, si vous deviez enregistrer un chiffre d'affaires de 500 $, vous devez effectuer deux entrées: une écriture de débit de 500 $ pour augmenter le compte de bilan et une écriture de crédit de 500 $ pour augmenter le compte de compte de résultat appelé "Revenu".
Un autre exemple pourrait être l'achat d'un nouvel ordinateur pour 1 000 $. Dans cet exemple, vous devez saisir un débit de 1 000 $ pour augmenter le compte de dépenses «Technologie» de votre compte de résultat et un crédit de 1 000 $ pour réduire votre compte de trésorerie «Bilan».
L'inverse est également vrai: si votre entreprise emprunte de l'argent à une banque, vos actifs augmenteront, mais votre passif augmentera également du même montant. La comptabilité en partie double vérifie l'exactitude car après avoir complété vos entrées, la somme des comptes avec des soldes débiteurs doit être égale à la somme des comptes créditeurs, en vous assurant que vous avez capturé les deux parties de la transaction.