Comment mettre en place le plan comptable de QuickBooks pour les cabinets d'avocats

Se conformer aux programmes de l'IOTLA (intérêt sur les comptes des avocats et des fiducies)

De nombreux petits cabinets d'avocats et avocats pratiquants utilisent QuickBook, le logiciel de comptabilité des petites entreprises le plus populaire sur le marché aujourd'hui. Si votre cabinet d'avocats a choisi d'utiliser ce programme, la première tâche consistera à établir le plan comptable pour suivre les transactions. Cependant, vous devrez adapter votre plan de compte pour vous conformer au programme d'intérêt sur les comptes en fiducie de l'État (IOTLA).

Intérêts sur les comptes fiduciaires d'avocats (IOTLA)

Intérêt pour les avocats Les comptes en fiducie (IOLTA) constituent un moyen novateur d'accroître l'accès à la justice pour les personnes et les familles vivant dans la pauvreté et d'améliorer le système de justice grâce aux intérêts gagnés sur certains comptes d'avocats en fiducie. Les programmes IOLTA sont un service public, et ce qui le rend unique, c'est que ce service est fourni sans taxer le public, et qu'il est fourni gratuitement à vos clients ou à vos clients.

Comment fonctionne IOTLA

Grâce à l'IOTLA, en tant qu'avocat, lorsque vous recevez de l'argent appartenant à un client, vous devez placer cet argent dans un compte en fiducie. Le compte en fiducie ne doit pas être confondu avec les fonds de votre cabinet d'avocats; L'argent de vos clients doit être conservé dans un compte en fiducie distinct du compte bancaire utilisé pour les activités quotidiennes de votre entreprise. Vous devez déposer les fonds de vos clients dans un compte IOLTA lorsque les fonds ne peuvent pas générer un revenu suffisant pour que le client soit plus que le coût de la sécurisation de ce revenu.

Ces fonds sont regroupés, ce qui génère des revenus d'intérêt supérieurs aux frais d'administration du compte, et les intérêts groupés sont ensuite transférés au programme IOLTA. Toutefois, si les fonds des clients sont suffisants, de sorte que l'intérêt net est suffisant pour que le client en bénéficie, vous, en tant qu'avocat, avez l'obligation fiduciaire de placer ces fonds dans un compte bancaire distinct afin que votre client reçoive cet intérêt.

Les règles des programmes IOTLA varient d'un État à l'autre

Les règles de conduite professionnelle qui régissent le traitement des fonds fiduciaires des clients varient d'un État à l'autre. Bien que les principes généraux soient les mêmes partout aux États-Unis, les exigences et les détails administratifs spécifiques ne sont pas les mêmes. Par conséquent, vous devriez consulter votre barreau local ou votre avocat général pour vous assurer que votre configuration QuickBooks est conforme aux règles de votre état. Le non-respect des règles concernant les comptes en fiducie constitue une violation des règles de l'État et des règles de l'American Bar Association. Ces violations peuvent entraîner des sanctions sévères, notamment des sanctions civiles et pénales.

Régulation des comptes IOTLA

Une bonne gestion de l'IOLTA de votre cabinet d'avocats, également communément appelé «compte de fiducie», est fortement réglementée par votre barreau d'État. La gestion d'IOLTA est une compétence clé de gestion dans l'opération d'un cabinet d'avocats. Le principe comptable repose sur les principes de la comptabilité en partie double, avec des garanties supplémentaires conçues pour améliorer la piste d'audit.

Comment configurer le plan comptable des cabinets d'avocats dans QuickBooks

Pour configurer le plan comptable de votre cabinet d'avocats, procédez comme suit:

  1. Créez un compte bancaire distinct appelé "Client Trust Fund Checking". Ce compte servira à faire le suivi de tous les dépôts et paiements provenant des fonds en fiducie de vos clients.
  1. Réglez ce compte en tant que compte IOLTA auprès d'une institution financière agréée pour proposer des comptes IOLTA. Conseils pratiques: Vous devez vérifier auprès de votre banquier que le compte IOLTA bénéficie d'une protection de découvert automatique et qu'il ne dispose pas d'un accès ATM. Ces règles s'appliquent aux programmes IOLTA dans tous les États, y compris le District de Columbia et les Îles Vierges américaines.
  2. Pour distinguer les dettes de votre cabinet d'avocats des dettes de votre client, vous devrez créer des comptes de passif distincts dans QuickBooks. Vous devez renommer le compte Accounts Payable en "Accounts Payable - Operating". Ce compte payable sera utilisé pour les factures et les paiements des opérations quotidiennes de votre cabinet d'avocats.
  3. Configurez un autre compte Comptes fournisseurs appelé "Comptes fournisseurs - Fiducie". Ce compte payable sera utilisé pour suivre les factures et les paiements liés à votre client.
  1. Mettre en place une autre responsabilité à court terme appelée «responsabilité de la fiducie client». Ce compte de passif sera utilisé pour suivre tous les dépôts de vos clients et autres coûts.

Ces étapes vous sont nécessaires pour configurer les comptes nécessaires dans QuickBooks si vous avez des comptes IOTLA où vous gardez l'argent de vos clients pour payer leurs dépenses.