Types d'erreurs de comptabilité et comment les prévenir
Vous devriez noter que ces types d'erreurs sont les plus difficiles à identifier et à résoudre.
Erreur d'Omission
Une erreur d'omission se produit lorsqu'une transaction est complètement omise des livres de votre entreprise. Vous pouvez oublier d'entrer une transaction de dépenses ou d'entrer dans la vente d'un produit ou d'un service. Ces transactions sont difficiles à détecter. Par conséquent, vous devez vous assurer que vous avez une routine solide pour saisir ces transactions en temps opportun. La raison la plus courante pour laquelle ces transactions ne sont pas saisies est que la documentation (telle que la facture d'un fournisseur) est perdue. Vous êtes moins susceptible de perdre ou d'égarer ces pièces justificatives si vous les saisissez en temps opportun dans votre système de gestion des comptes le plus tôt possible.
Erreur d'inversion
Une erreur de reprise survient lorsqu'une transaction qui aurait dû être enregistrée comme débit est comptabilisée en tant que crédit. Par exemple, vous pouvez entrer une facture comme paiement ou remboursement.
Vous ne remarquerez pas cette erreur dans votre balance de vérification parce que la balance de vérification sera toujours en équilibre.
Erreur de principe
Une erreur de principe se produit lorsque vous ou votre comptable applique à tort un principe comptable. Vous pouvez dépenser des actifs qui doivent être enregistrés en tant qu'actifs . Les actifs et les dépenses sont enregistrés dans les livres comme débits, il s'agit donc d'une erreur technique.
Erreur de la Commission
Une erreur de commission se produit lorsque vous entrez une transaction dans la classe correcte mais dans le grand livre auxiliaire incorrect. Par exemple, vous commettrez cette erreur si vous appliquez un paiement à la mauvaise facture. Votre balance de vérification indiquera le montant exact dû par un client, mais les grands livres auxiliaires de votre client individuel seront incorrects.
Erreurs d'entrée de filiale
Une erreur de saisie subsidiaire se produit lorsqu'une erreur est commise lors de la saisie d'une transaction. Par exemple, si vous prêtez 5 000 $ à un client, mais n'entrez que 500 $ comme prêt et 500 $ sur votre compte de caisse, vous constaterez que cette erreur est reportée sur votre balance de vérification. Votre balance de vérification sera correcte. La méthode la plus courante pour détecter ces erreurs consiste à effectuer des rapprochements comptables. En continuant avec l'exemple précédent, vous détecteriez cette erreur lorsque vous effectuerez vos rapprochements bancaires . Vous constaterez que vous seriez à court de 4 500 $ en espèces dans votre compte bancaire , et serait alors en mesure de corriger l'erreur.
Prévenir les erreurs
Vous devrez développer de bons contrôles et processus internes pour détecter les erreurs. Par exemple, vous voudrez vous assurer que tous vos formulaires sont cohérents afin que les employés entrent dans une routine lors de la saisie des informations dans votre logiciel de comptabilité.
Vous voudrez également vous assurer que vous avez assez de personnel pour pouvoir gérer la charge de travail. Le manque de personnel entraînera de la fatigue chez les employés, ce qui entraînera de la fatigue chez les employés, un travail pressé et davantage d'erreurs comptables.
Détecter les erreurs
Alors que vous voudrez développer des méthodes pour éviter les erreurs autant que possible, les erreurs énumérées ci-dessus vont se produire de temps en temps. Vous ne pouvez pas empêcher toutes les erreurs de se produire. Vous devriez effectuer divers rapprochements au mois et à la fin de l'année pour détecter de nombreuses erreurs afin qu'elles puissent être corrigées. Les rapprochements bancaires , par exemple, doivent être effectués mensuellement. Les immobilisations peuvent être rapprochées annuellement afin que vous puissiez vous assurer que vous avez réservé le bon montant de la dépense d'amortissement. Vous constaterez que si vous cherchez des moyens de prévenir les erreurs et que vous avez une routine d'effectuer des examens et des rapprochements de vos registres comptables, votre entreprise fonctionnera sans problème et vous réduirez le nombre de vos erreurs comptables.