Pourquoi le rapprochement bancaire est important
Rapprochement bancaire
Pour rapprocher vos comptes, comparez votre relevé de transactions et de soldes à votre relevé bancaire mensuel. Parcourez chaque transaction individuellement, en vous assurant que les montants correspondent parfaitement.
Vous devez également vous assurer que vos relevés bancaires présentent un solde de compte avec lequel vous êtes d'accord.
Si vous maîtrisez l' équilibrage de votre chéquier , vous connaissez déjà le rapprochement bancaire. Vous faites essentiellement la même chose pour la même raison.
Il est normal de voir des différences mineures dues au timing, mais vous devriez être capable d'expliquer facilement ces différences. Par exemple, vous pourriez écrire un chèque à un fournisseur et réduire le solde de votre compte en conséquence, mais votre banque affichera un solde plus élevé jusqu'à ce qu'il frappe votre compte (ils sont également connus sous le nom de chèques en circulation ).
De même, un paiement électronique automatique pourrait toucher votre compte un jour avant ou après la fin du mois, et vous pourriez vous attendre à le voir dans un mois différent. Tant que ces écarts peuvent facilement être pris en compte, il n'y a probablement pas besoin de s'inquiéter.
Pourquoi il est important de se réconcilier
Un examen régulier de vos comptes peut vous aider à identifier les problèmes avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.
Les comptes bancaires d'entreprise ne sont pas aussi protégés que les comptes de consommateurs en vertu de la loi fédérale, ce qui signifie que vous ne pouvez pas compter sur la banque pour couvrir les fraudes et les erreurs dans votre compte. Un compte d'entreprise drainé peut être dévastateur.
Fraude par capture
L'une des principales choses à rechercher est tout signe de fraude.
- Les chèques légitimes que vous avez émis ont-ils été dupliqués ou modifiés, ce qui a entraîné plus d'argent à quitter votre compte courant?
- Des chèques ont-ils été émis sans autorisation?
- Y a-t-il des transferts non autorisés sur le compte ou quelqu'un a-t-il effectué des retraits non autorisés?
Prévenir les problèmes
La réconciliation de votre compte vous aide également à identifier les problèmes qui pourraient nécessiter une attention particulière. Par exemple, vous devrez peut-être réévaluer la façon dont vous gérez les flux de trésorerie et les comptes débiteurs, ou vous devrez peut-être modifier votre système de gestion des enregistrements et les processus comptables que vous utilisez.
- Sachez combien vous avez réellement dans vos comptes
- Évitez de faire des chèques (ou de faire des paiements électroniques échoués) à vos partenaires et fournisseurs
- Évitez les frais bancaires pour des fonds insuffisants ou des lignes de crédit lorsque vous n'avez pas vraiment besoin de
- Savoir si les paiements des clients ont rebondi ou échoué et si une action est nécessaire
- Gardez une trace de vos chèques en circulation
- Assurez-vous que tout va bien dans votre système de comptabilité
- Erreurs de banque de captures
Quand concilier
Il est sage de revoir vos comptes au moins une fois par mois. Pour les entreprises à fort volume ou les situations où la fraude est un risque, le plus souvent, c'est mieux. Certaines entreprises rapprochent leurs comptes bancaires quotidiennement. Vous pouvez également intégrer une protection dans vos comptes bancaires - demandez des idées à votre banque. Une solution est Positive Pay, que de nombreuses banques offrent, empêchant votre banque d'approuver les paiements, sauf si vous les avez préalablement notifiés du paiement.
Comment concilier
Le processus peut être aussi formel ou informel que vous le souhaitez. Certaines entreprises créent un état de rapprochement bancaire, mais le plus important est d'examiner chaque transaction de chaque source ( vos enregistrements et les enregistrements de la banque ): faites correspondre ces transactions et comparez le solde de votre compte à la fin de chaque période. Encore une fois, la période peut être mensuelle, quotidienne ou toute autre période que vous choisissez.
Où pouvez-vous trouver l'information dont vous avez besoin? Votre système de comptabilité devrait avoir tout ce dont vous avez besoin, ou vous pouvez le garder dans un registre de chèques. Votre banque doit fournir un accès en ligne à votre compte, ce qui vous permet d'afficher et de télécharger des transactions régulièrement.
Pour une explication plus détaillée, avec des exemples de modèles (sous forme électronique et papier), voir comment équilibrer un compte bancaire .