Qu'est-ce qu'un chèque en circulation?
Un chèque en circulation est un chèque qui a été écrit mais jamais présenté pour paiement. Une personne ou une entreprise écrit un chèque, et le destinataire omet de déposer ou d'encaisser le chèque.
Par conséquent, le chèque est exceptionnel, il est toujours là quelque part.
Pourquoi les chèques en circulation sont-ils importants?
Lorsque vous payez par chèque, votre bénéficiaire doit déposer ou encaisser le chèque pour encaisser le paiement.
La banque du bénéficiaire demande de l'argent à votre banque et la transaction est terminée lorsque votre banque envoie des fonds à la banque du bénéficiaire (ou transfère de l'argent sur le compte du bénéficiaire, si vous utilisez la même banque ou coopérative de crédit).
Si le destinataire d'un chèque ne fait jamais rien - ou si le chèque est perdu ou détruit - l'argent reste dans le compte du vérificateur. Bien que cela puisse sembler une bonne chose pour le vérificateur, plusieurs problèmes surviennent.
Solde de compte gonflé: Si vous écrivez un chèque et que l'argent ne quitte jamais votre compte, vous pouvez éventuellement penser que vous pouvez dépenser ces fonds. Mais l'argent appartient à quelqu'un d'autre. S'ils déposent le chèque lorsque vous ne vous y attendez pas, vous vous retrouverez avec moins d' argent que vous ne le pensiez, ce qui risque de surpasser votre compte et de faire rebondir les chèques .
Actifs non réclamés: Les entreprises doivent garder trace des éléments en circulation pour éviter de violer les lois sur les biens non réclamés. Si les paiements aux employés ou aux fournisseurs ne sont pas encaissés, ils doivent éventuellement transférer ces actifs à l'État. La plupart des États exigent que les entreprises le fassent après quelques années, mais vérifiez auprès des régulateurs locaux pour plus de détails dans votre état.
Comptabilité d'entreprise: Les entreprises doivent également faire le suivi des revenus, des dépenses et des comptes créditeurs. Lorsque les paiements restent en suspens, les choses se compliquent. Le paiement est versé au grand livre général, mais les entreprises doivent procéder à des ajustements lors du rapprochement , et elles peuvent avoir besoin de réémettre les chèques périmés. Si les entreprises ne gèrent pas la situation correctement, elles enfreignent la loi.
Que faire des chèques en circulation?
Soyez proactif en ce qui concerne les chèques en circulation et faites en sorte que les choses soient éclaircies le plus tôt possible. Ne présumez pas que c'est votre jour de chance et que vous utilisez l'argent à d'autres fins. Vous devez encore l'argent, et vous devrez le payer tôt ou tard, que ce soit au bénéficiaire ou à l'État. Utilisez un système de comptabilité qui déduit les chèques non encaissés de vos fonds disponibles.
Appelez ou écrivez: Si vous constatez qu'un chèque n'a pas été déposé, contactez le bénéficiaire. Un simple appel téléphonique ou un courriel est bien, il suffit d'enregistrer pour s'assurer qu'ils ont reçu le paiement et demander s'ils déposent le chèque. Si cela ne fonctionne pas, c'est une bonne idée d'envoyer une lettre les informant que le chèque n'a pas été présenté, et ils devraient vous informer s'ils n'ont pas reçu le paiement.
Si vous avez besoin d'un modèle, utilisez notre exemple de lettre pour les chèques en circulation .
Conserver les enregistrements: Documentez toute communication que vous envoyez ou recevez concernant les chèques en circulation. Vous devrez peut-être prouver aux organismes de réglementation de l'État que vous avez fait des efforts raisonnables pour effectuer le paiement, mais que le bénéficiaire n'a pas coopéré ou qu'il était impossible de communiquer avec le bénéficiaire.
Paiement de factures en ligne : En tant que particulier, vous pouvez réduire les retraits «surprise» dans votre compte personnel en utilisant le paiement de factures en ligne plutôt que d'émettre des chèques: La banque déduit des fonds de votre compte chèque. Mais les fonds seront retournés à votre compte si le bénéficiaire ne parvient pas à déposer le chèque dans un certain délai (généralement six mois ou moins).
Devriez-vous écrire un autre chèque?
Après avoir parlé avec votre bénéficiaire, ils peuvent vous demander d'envoyer un autre chèque, qu'ils promettent de déposer rapidement.
Avant cela, demandez-leur de retourner l'ancien chèque, si possible. Cela élimine la possibilité qu'ils déposent (volontairement ou involontairement) les deux chèques.
Il peut être nécessaire d'émettre un nouveau chèque sans récupérer l'ancien chèque. Le chèque peut avoir disparu pour une raison quelconque, et votre bénéficiaire a besoin d'un nouveau chèque. Cela vous met dans une situation délicate parce que vous aurez deux chèques pour un seul paiement. Si l'ancien chèque est déposé, votre banque pourrait honorer le chèque, et vous finirez par payer le double. En règle générale, les banques n'honoreront pas les chèques écrits il y a plus de six mois , mais il arrive souvent que vous soyez prudent (même si vous imprimez «Annulation après 90 jours» ou quelque chose de similaire sur vos chèques).
Deux stratégies peuvent vous protéger:
Arrêter le paiement: Si le montant est suffisamment important pour causer des problèmes (ou si vous ne faites pas confiance au bénéficiaire), demandez à votre banque d'arrêter le paiement sur l'ancien chèque. Cette approche n'est pas parfaite, mais elle peut vous aider à vous protéger. Les demandes d'arrêt de paiement coûtent de l'argent et ne durent que six mois. Vous devrez peut-être répéter le processus plusieurs fois.
Obtenir un accord: Demander au bénéficiaire de signer un document promettant de ne pas déposer les deux chèques (la lettre type ci-dessus contient cette langue). Cela n'empêchera pas le bénéficiaire de déposer deux fois, mais il ajoute un rappel et une trace papier qui peut être utile.
Pourquoi les chèques ne sont-ils pas encaissés?
Les chèques ne sont pas déposés pour plusieurs raisons.
- Pas d'urgence: La raison la plus simple est peut-être que le bénéficiaire n'a tout simplement pas réussi à traiter le chèque. Peut-être qu'ils n'ont pas besoin de l'argent de toute urgence, et ils ont été occupés à faire d'autres choses.
- Tomber dans les fissures: Les chèques peuvent également se perdre dans des piles de papier ou tomber derrière des bureaux. Encore une fois, si l'argent n'est pas important pour le bénéficiaire, il ne se fait pas remarquer.
- Problèmes de livraison: Enfin, les chèques peuvent vous être retournés par la poste si l'adresse du bénéficiaire a changé, mais ce processus peut prendre beaucoup de temps.
Chèques émis à vous
Si un chèque vous a été émis et qu'il est toujours en souffrance après six mois, communiquez avec l'émetteur du chèque et demandez un remplacement. Vous devrez peut-être retourner le chèque original ou signer des documents indiquant que le chèque est perdu ou détruit (et que vous n'essaierez pas de déposer les deux chèques). Si vous ne trouvez pas l'émetteur, vérifiez avec le programme de propriété abandonnée de votre état pour réclamer des actifs.