Comment imprimer les chèques avec succès
Pour imprimer vos propres chèques, vous aurez besoin de:
- Logiciel pour formater le chèque
- La police MICR pour imprimer les chiffres informatisés au bas de chaque chèque
- Vérifiez les papiers de stock avec des fonctions de sécurité qui empêchent la modification ou la copie de vos chèques
- Encre magnétique, potentiellement facultative, mais qui vous aidera à éviter les problèmes et les dépenses supplémentaires
Combien voulez-vous faire?
Il existe deux méthodes d'impression des chèques:
- Faites tout à partir de zéro.
- Commandez des chèques partiellement imprimés auprès d'une imprimante professionnelle.
Si vous ne voulez pas tout faire, la solution la plus simple consiste à faire en sorte qu'une imprimante de vérification fasse la partie la plus difficile, ce qui est la même chose pour chaque vérification. Externaliser les tâches de mettre des numéros lisibles par ordinateur sur un papier spécial avec de l'encre magnétique. Ensuite, vous pouvez simplement déposer les chèques dans votre imprimante pour ajouter le bénéficiaire , le montant et tous les mémos. Avec cette approche, vous n'avez pas besoin de traiter avec de l'encre spéciale ou de télécharger des polices supplémentaires.
Les imprimantes de vérification offrent une variété d'options pour que vous puissiez spécifier comment vos chèques sortent et utilisent les fonctions de sécurité standard de l'industrie.
La plupart de leurs produits sont compatibles avec les logiciels populaires, vous pouvez donc vous concentrer sur des choses plus importantes que de vérifier le formatage.
Logiciel pour l'impression des chèques
Tandis que vous pouvez concevoir et imprimer vos propres chèques sans aucun logiciel spécial, cela prend quelques qualifications de conception et temps. Un progiciel pré-construit fait la plupart du travail pour vous, et le logiciel est relativement peu coûteux, surtout si vous pouvez répartir le coût sur un volume élevé de chèques.
Il y a une chance décente que vous ayez déjà ce dont vous avez besoin. Les logiciels populaires de gestion de l'argent comme Quicken et QuickBooks facilitent la création d'un paiement et l'impression d'un chèque. Qui plus est, ces programmes vous aident à effectuer le suivi des paiements sans avoir à les saisir manuellement en créant un enregistrement lorsque vous imprimez le chèque. Encore une fois, il est plus facile d'utiliser du papier «vérifier le stock» commandé à partir d'une imprimante de chèques ou d'un magasin de fournitures de bureau avec ces programmes. Mais vous pouvez concevoir un modèle vous-même si vous préférez.
En plus des programmes ci-dessus, de nombreux fournisseurs de logiciels alternatifs peuvent vous aider à créer des chèques. Même les nouveaux programmes de comptabilité peuvent vous aider à imprimer des chèques à l'ancienne. Par exemple, Xero vous permet de personnaliser une conception de chèque et d'ajouter des informations bancaires au format MICR.
Équipement nécessaire pour imprimer les chèques
Vous pouvez imprimer vos propres chèques avec presque n'importe quelle imprimante. Cependant, il est sage d'utiliser de l'encre magnétique si vous imprimez des chèques à partir de zéro. Vérifier les machines de lecture dans les banques et les détaillants fonctionnent mieux si vos informations bancaires sont imprimées avec de l'encre magnétique. Vous pouvez potentiellement sortir avec l'utilisation d'encre plaine (voir ci-dessous), mais vous devez connaître les compromis. Trouver de l'encre magnétique n'est pas toujours facile dans les magasins de fournitures de bureau locaux, et c'est plus cher que l'encre standard.
Utilisez un chèque spécial pour imprimer le chèque. Ce document comporte des fonctions de sécurité qui rendent plus difficile la modification des chèques existants et la création de faux chèques en utilisant les informations de votre compte.
Avez-vous besoin d'encre magnétique pour imprimer les chèques?
Techniquement, non. Cependant, vous prenez un risque si vous imprimez des informations bancaires avec de l'encre standard. Méfiez-vous des fournisseurs de logiciels qui simplifient à l'excès le problème et prétendent que vous pouvez toujours imprimer des chèques sans encre magnétique.
Informations bancaires uniquement: l'ensemble de la vérification n'a pas besoin d'encre magnétique. La partie la plus importante est votre information bancaire , y compris le numéro de routage et votre numéro de compte . Ce sont les chiffres drôles au bas d'un chèque, également connu sous le nom de ligne MICR. Si ces numéros ont été préimprimés par une imprimante de chèques et que vous imprimez uniquement les informations sur le bénéficiaire et le montant, vous n'avez pas besoin d'encre magnétique.
Dépôts évolutifs: les ordinateurs équipés de lecteurs magnétiques lisent les informations du compte à partir de ces contrôles pour accélérer le traitement. Alors que nous nous dirigeons certainement vers les lecteurs optiques, certains contrôles continuent à passer par les lecteurs traditionnels. À l'ère des dépôts de chèque mobile , où les consommateurs prennent une photo d'un chèque pour faire un dépôt, le besoin d'encre magnétique diminue.
Mais qu'en est-il si vous imprimez vos chèques sans encre magnétique, et que le chèque passe par un lecteur magnétique? Ensuite, le chèque doit être traité manuellement, ce qui peut entraîner des frais pour vous ou votre bénéficiaire, ainsi qu'un traitement plus lent.
L'itinéraire le plus sûr consiste à utiliser de l'encre magnétique. C'est plus cher que l'encre ordinaire, mais ce n'est pas scandaleux.
Juste besoin d'un chèque?
Si vous n'avez besoin que d'un seul chèque, votre banque pourrait vous fournir ce dont vous avez besoin. Par exemple, vous devrez peut-être fournir un chèque annulé pour la mise en place du dépôt direct , ou vous pourriez avoir une situation unique nécessitant une vérification sur papier. Les banques offrent habituellement de petites quantités de chèques avec les informations de votre compte imprimées sur eux pour une somme modique. Appelez à l'avance et demandez s'il est possible d'obtenir un chèque avant de vous rendre à la succursale.
Comment imprimer les chèques
Une fois que vous avez le matériel dont vous avez besoin, vous êtes prêt à effectuer un paiement. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, le programme devrait automatiser la plupart des tâches pour vous. Sinon, entrez la date, le montant et d'autres informations comme si vous écriviez un chèque à la main .