Règles d'acceptation des paiements
Le défi pour les entreprises est d'éviter les mauvais contrôles. Vous ne savez jamais à coup sûr si les clients ont de l'argent dans leurs comptes de chèques, et il est coûteux et prend du temps lorsque les chèques rebondissent.
Alors, que pouvez-vous faire pour réduire les chances d'accepter un mauvais chèque? Les étapes ci-dessous vous aideront à démarrer.
Check ID: vous le faites probablement de toute façon, mais si vous ne le faites pas, il est temps de commencer. Vérification de l'identification d'un vérificateur vous permet de vous assurer que la personne qui vous remet le chèque est la même personne qui possède le compte. Vous devriez également vérifier (et copier) l'adresse sur l'ID pour voir si elle correspond à l'adresse sur le chèque. Si les adresses ne correspondent pas, cela ne veut pas dire que vous obtenez une mauvaise note, mais cela vaut la peine de le savoir (ceci, en combinaison avec d'autres bizarreries, pourrait indiquer un problème).
Regardez la signature: insistez pour que tous les chèques soient signés à votre lieu d'affaires (en supposant que les clients viennent à votre lieu d'affaires). Comparez cette signature à la signature sur l'ID pour vous assurer que vous avez affaire à la même personne. Vous voulez réellement voir la personne signer parce qu'un voleur peut attraper un chèque légitimement signé, le modifier, et le mettre dans votre entreprise.
Obtenir des informations de contact: si les coordonnées du client ne sont pas imprimées sur le chèque, ou si elles ne sont pas à jour, obtenir une adresse et un numéro de téléphone actuels. Si quelque chose ne va pas avec le paiement, la première étape est de contacter le client et de les informer. Cela aurait pu être une erreur honnête et le client réparera rapidement le problème; Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être aviser le client par écrit avant d'intenter une action en justice.
Regardez de plus près: ce chèque a-t-il été imprimé par une imprimante à chèque professionnelle ou a-t-il été créé par un voleur professionnel? Vérifiez si les bords sont bien coupés et équarris et recherchez les éléments de sécurité sur la vérification. Rechercher des signes de falsification, comme le maculage et l'usure dans des endroits suspects.
Vérifiez le numéro de chèque: faites preuve de prudence si le chèque provient d'un nouveau compte. Comment pouvez-vous dire? Regardez le numéro de chèque. Un nombre faible (101, ou quelque chose de similaire) signifie généralement qu'il s'agit du premier chéquier émis pour ce compte. Cela dit, tout le monde peut demander de commencer leurs contrôles à un nombre plus élevé, donc vérifiez 9900 n'est pas nécessairement d'un compte chevronné.
Date actuelle seulement: insistez pour que les chèques soient écrits avec la date du jour sur eux seulement. Si une date dans le futur est utilisée, faites attention.
Local seulement: si possible, respectez les chèques provenant de clients qui vivent dans le même état que votre entreprise. Bien sûr, les gens déménagent et votre clientèle peut être en vacances, mais les risques sont plus élevés avec un chèque hors de l'État.
Vérifiez les fonds: en cas de doute, contactez la banque de l'auteur du chèque et demandez à vérifier les fonds avant d'accepter le chèque. La banque pourrait refuser votre demande, et il n'y a aucune garantie que les fonds seront là même si la banque vérifie les fonds, mais ça vaut le coup.
Vous pouvez également vous inscrire à un service de vérification des chèques pour signaler les chèques suspects.
Ne le dépensez pas tout de suite: rappelez-vous qu'un chèque peut toujours être retourné, et cela peut prendre plus de temps que prévu. Le processus de compensation des chèques est déroutant, car votre banque peut vous permettre de retirer ou de dépenser une partie (ou la totalité) des fonds d'un chèque avant de savoir si le chèque est bon. S'il s'avère que le chèque rebondit après que vous ayez dépensé l'argent, vous devrez rembourser la banque. Alors, combien de temps devriez-vous attendre? 30 jours devraient couvrir les problèmes les plus courants, mais attendez plus longtemps si vous avez un doute. Parlez à votre banque et découvrez quand vous saurez si l'argent est effectivement arrivé.