Les meilleures façons sécurisées d'envoyer des documents fiscaux à votre comptable

Résistez à l'envie d'utiliser le courrier électronique

À l'ère de l'Internet, il devient de plus en plus fréquent, au moment des impôts, de faire appel à des professionnels et à des comptables qui se trouvent à une distance dérangeante. Il peut être tentant de simplement envoyer les informations nécessaires par e-mail, mais ce n'est pas la meilleure idée.

Vous devez vous assurer que vos documents fiscaux sont livrés à votre expert-comptable agréé, agent inscrit ou autre professionnel de l'impôt de la manière la plus sûre et la plus fiable possible. Les documents fiscaux contiennent des informations très sensibles telles que votre nom, votre adresse, les numéros de sécurité sociale pour vous et vos personnes à charge, combien d'argent vous gagnez et où vous effectuez vos opérations bancaires. Et c'est juste pour les débutants. Si ces données tombent entre de mauvaises mains, vous risquez d'être victime d'un vol d'identité.

Voici quelques conseils pour vous assurer que vos documents et vos données arrivent à destination de manière intacte et sécurisée.

Mis à jour en janvier 2018 par Beverly Bird

  • 01 Faire une liste

    Faites une liste de tous vos documents W-2 , 1099 et autres documents fiscaux. Ceci accomplit deux choses: Vous saurez exactement ce que vous avez envoyé à votre comptable et si quelque chose se perd et n'arrive pas à l'autre extrémité, vous pouvez identifier ce que c'était. Vous aurez également le début d'une liste de contrôle pour la préparation de l'impôt de l'année prochaine.
  • 02 Faire des copies de sauvegarde

    Si vous transmettez les copies papier de vos documents fiscaux, faites-vous une faveur et copiez-les tous en premier. De cette façon, vous ne serez pas sans informations critiques si elles sont effectivement perdues. Vous pouvez les photocopier ou les numériser dans des fichiers image ou PDF, puis les enregistrer sur votre PC et sur un lecteur flash en guise de précaution supplémentaire. Quoi que vous fassiez, assurez-vous d'avoir une copie de sauvegarde avant d'envoyer les documents à votre comptable.
  • 03 La meilleure option est la livraison à la main

    Quand un espion veut s'assurer qu'un document est livré à la bonne personne au bon moment dans les films, il le livre en personne. Il ne prend pas la chance qu'il pourrait être intercepté.

    Vous pouvez mettre cette tactique de la vieille école à votre service en livrant personnellement vos documents fiscaux à votre comptable, dans la mesure du possible. À tout le moins, les remettre à son assistant, secrétaire, réceptionniste ou autre personnel de bureau. Cela élimine tout risque de perte de transmission ou d'interception par des indiscrétions.

  • 04 Envoi de vos documents

    La livraison du courrier est assez sûre et est probablement votre deuxième meilleure option si vous habitez à Philadelphie et votre comptable est à Pittsburgh, donc la livraison par la main n'est tout simplement pas une option.

    Vos documents sont protégés contre l'écoute indiscrète en étant enveloppés dans une enveloppe. L'ouverture du courrier de quelqu'un d'autre est un crime, du moins aux États-Unis, et même si cela ne décourage pas un criminel déterminé, il existe au moins des lois pour punir les contrevenants.

    Cela dit, les documents peuvent parfois être perdus ou endommagés dans le courrier. Il peut donc être judicieux d'envoyer ces copies de sauvegarde plutôt que les originaux. Et pensez à utiliser une forme de livraison ou une confirmation de signature, ou contournez entièrement le service postal américain et utilisez plutôt un service de livraison comme Federal Express ou UPS.

  • 05 Faxer vos documents

    La télécopie de documents à votre comptable peut être un moyen rapide de les livrer et c'est relativement sécurisé. Tant que la ligne téléphonique du comptable n'est pas engagée, il y a de fortes chances que votre transmission ne soit pas interceptée par des voleurs d'identité. Mais soyez absolument sûr que vous avez le numéro de fax correct.

    Il y a quelques inconvénients. Les documents envoyés par télécopieur peuvent parfois être difficiles à lire et la dernière chose qu'un fiscaliste veut faire, c'est de deviner si un numéro est six ou huit ou de prendre plus de temps pour vous appeler pour le savoir. La télécopie fonctionne mieux si vous avez juste besoin d'envoyer quelques pages. Pour les documents plus longs et en particulier pour les documents contenant des informations sur les deux côtés d'une page, la télécopie n'est peut-être pas la meilleure solution.

  • 06 Si vous devez utiliser le courrier électronique ...

    Le courrier électronique est pratique et rapide, mais il peut offrir autant de sécurité qu'une carte postale. Sauf si vous prenez des précautions, tout opérateur réseau peut voir le contenu de votre e-mail et afficher vos pièces jointes. Qu'ils fassent attention et que l'on fasse le suivi du contenu est hors de propos, il y a toujours du potentiel.

    Vérifiez si votre comptable utilise un logiciel d'échange de fichiers sécurisé tel que LeapFile. Beaucoup font, selon Chip Capelli, un comptable situé à Provincetown, Massachusetts, et cela peut être un changeur de jeu.

    À tout le moins, placez vos documents fiscaux dans un encapsuleur chiffré tel qu'un fichier DOC, PDF ou ZIP protégé par un mot de passe. "Scannez tout dans un PDF, puis mot de passe le protéger", conseille Capelli. N'envoyez jamais d'informations que vous souhaitez garder privées, telles que votre numéro de sécurité sociale, en texte clair dans le corps de votre message électronique. Que faire si vous envoyez accidentellement le message à la mauvaise adresse ou que votre courriel est analysé et que les données sont recueillies par votre fournisseur de services? Prendre des mesures de précaution pour sécuriser vos documents fiscaux aider à protéger vos finances.

  • Si le pire vient au pire

    Communiquez immédiatement avec l'Internal Revenue Service si vous constatez que vous avez été compromis malgré tous vos efforts. En fait, vous pouvez contacter l'IRS si vous pensez même que vous pourriez avoir été compromis L'IRS va enquêter. Soumettre le formulaire 10439 pour signaler une fraude fiscale ou une fraude présumée de cette nature. Vous pouvez accéder au formulaire sur le site Web de l'IRS avec des informations sur l'endroit où vous devriez envoyer ou faxer.