Le formulaire W-2 indique les salaires gagnés et les taxes payées
W-2 Obligations pour les employeurs
Le formulaire W-2 indique les gains annuels d'un employé et les retenues d'impôt faites par son employeur à partir de ses salaires, traitements et pourboires.
Si vous êtes un employeur, vous devez en préparer un pour chacun de vos employés et en fournir des copies à l'Administration de la sécurité sociale.
Oui, l'administration de la sécurité sociale. La SSA interviendra à ce stade et partagera l'information avec l'Internal Revenue Service.
Vous devez envoyer le formulaire W-2 par la poste ou par la poste à vos employés au plus tard le 31 janvier de chaque année d'imposition. Si vous ne l'avez pas encore fait, communiquez avec un comptable pour obtenir de l'aide dès que possible. possible. Vous avez eu un peu plus de temps pour déposer auprès de la SSA avant 2017, mais cela a changé en vertu de la Loi de 2015 sur la protection des Américains contre les taxes (PATH), alors ne suivez pas les règles des années précédentes. Tous les W-2 sont maintenant dus le 31 janvier.
Obligations fiscales des employés
En tant qu'employé, vous devez déclarer sur votre déclaration de revenus tous les salaires que vous avez tirés de votre emploi ou de vos emplois au cours de l'année. Vous pouvez rencontrer un ou plusieurs de ces problèmes communs.
- Que faire si vous n'avez pas reçu votre formulaire W-2? Si vous n'avez pas reçu votre formulaire à la mi-février, demandez à votre employeur quand les formulaires ont été postés. Vous pouvez également demander une autre copie imprimée de votre W-2, mais les employeurs facturent parfois des frais minimes pour vous fournir une copie supplémentaire. Si vous pensez que votre employeur n'a pas envoyé de W-2, vous pouvez contacter l'IRS pour obtenir de l'aide à la place.
- Et si certaines informations sur votre W-2 sont fausses? Demandez à votre employeur de corriger toute information erronée sur votre formulaire W-2. Votre numéro de sécurité sociale peut être incorrect, votre nom peut être mal orthographié, ou votre salaire et vos retenues peuvent être inexacts.
- Et si votre employeur refuse de vous donner le formulaire W-2? C'est une situation sérieuse. Si la société existe toujours, demandez poliment une copie. Si votre employeur refuse toujours de vous donner votre W-2, contactez l'IRS au 1-800-829-1040 . Assurez-vous d'avoir certaines informations à portée de main lorsque vous appelez: le nom et l'adresse complète de votre employeur, son numéro d'identification fiscale si vous le connaissez et son numéro de téléphone. Vous devriez également être en mesure de fournir au moins une estimation des salaires que vous avez gagnés, de l'impôt fédéral retenu et des dates auxquelles vous avez commencé et terminé votre emploi si vous n'y travaillez plus. Vous pourriez être en mesure de trouver votre salaire et les retenues d'impôt fédéral sur votre dernier état de paie de l'année.
Que faire avec le formulaire quand vous l'avez
Vous devriez recevoir trois copies de votre W-2: Copie B, C et 2.
- Joignez la copie B à votre déclaration de revenus fédérale si vous l'envoyez par la poste. Conservez-la avec vos autres documents fiscaux pendant au moins quatre ans si vous produisez votre déclaration par voie électronique.
- Conservez la copie C avec vos documents fiscaux pendant au moins quatre ans également. Ceci est officiellement votre copie.
- Joignez la copie 2 à votre déclaration d'impôt de l'État si vous l'envoyez par la poste. Autrement, gardez-la avec vos documents fiscaux pendant au moins quatre ans comme vous le feriez avec la copie B.
Comprendre votre W-2
Savoir lire votre formulaire W-2 peut vous aider à comprendre vos gains et vous donner une longueur d'avance lorsque vous préparez vos impôts. Le formulaire est offert dans une variété de tailles, de formes et de formats, et le format exact que vous verrez lorsque vous regarderez le vôtre dépendra de la façon dont votre employeur traite la paie. Mais chaque formulaire W-2 contient la même information indépendamment. Voici un guide ligne par ligne, en commençant par les boîtes lettrées. Ce sont essentiellement des identifiants.
- Case A : Votre numéro de sécurité sociale apparaît ici.
- Case B : Il s'agit du numéro d'identification fiscale unique de votre employeur ou EIN.
- Case C : Identifie le nom, l'adresse, la ville, l'état et le code postal de votre employeur. L'adresse peut indiquer le siège de votre entreprise plutôt que son adresse locale.
- Case D : Il s'agit d'un numéro de contrôle qui identifie votre document W-2 unique dans les dossiers de votre employeur. Ce numéro est attribué par le logiciel de traitement de la paie de l'entreprise.
- Case E : Ceci identifie votre nom complet. Si votre nom a changé, demandez à votre entreprise de mettre à jour ses dossiers.
- Case F : Ceci identifie votre adresse, ville, état et code postal. L'adresse peut être une ancienne adresse si vous avez récemment déménagé, mais cela ne devrait pas être une complication tant que votre déclaration de revenus porte votre adresse actuelle correcte.
Les cases numérotées apparaissent également sur le formulaire W-2. Ceux-ci enregistrent vos informations financières.
- Encadré 1: La case 1 indique votre salaire ou salaire total imposable aux fins de l'impôt fédéral sur le revenu. Le nombre comprend votre salaire, votre salaire, les pourboires que vous avez déclarés, les primes et autres compensations imposables. Par exemple, les avantages sociaux imposables tels que l'assurance-vie temporaire collective seront inclus ici. Mais l'encadré 1 n'inclut pas les avantages avant impôts, tels que les contributions d'épargne à un régime 401 (k), à un régime 403 (b) ou à une assurance santé. Le montant de la case 1 est inscrit à la ligne 7 de votre formulaire 1040 ou 1040A ou à la ligne 1 du formulaire 1040EZ. Si vous avez plusieurs formulaires W-2, additionnez les montants de la case 1 et entrez le total.
- Encadré 2: La case 2 indique le montant total que votre employeur a retenu de vos chèques de paie pour l'impôt fédéral sur le revenu. Cela représente le montant des taxes fédérales que vous avez payées tout au long de l'année. Le montant de la case 2 est inscrit à la ligne 62 du formulaire 1040, à la ligne 36 du formulaire 1040A ou à la ligne 7 du formulaire 1040EZ. Si vous avez plusieurs formulaires W-2, additionnez les montants de la case 2 comme vous l'avez fait avec votre revenu.
- Encadré 3: La case 3 indique le montant total de vos salaires soumis à la taxe de sécurité sociale. La taxe de sécurité sociale est évaluée sur les salaires jusqu'à 118 500 $ en 2017. Si la case 3 indique un montant supérieur à la base salariale, demandez à votre employeur de corriger votre W-2. Les pourboires déclarés à votre employeur ne sont pas inclus dans le montant de la case 3. Ils sont rapportés dans l'encadré 7.
- Encadré 4: La case 4 indique le montant total des cotisations de sécurité sociale retenues sur vos chèques de paie. La taxe de sécurité sociale est un taux d'imposition forfaitaire de 6,2% sur votre revenu salarial jusqu'à 118 500 $ en 2017. Tout salaire que vous gagnez plus de 118 500 $ n'est pas assujetti à la sécurité sociale, donc le chiffre indiqué dans l'encadré 4 ne devrait plus de 7 347,00 $, la base de salaire maximale de 118 500 $ multipliée par 6,2%. Si vous avez eu deux emplois ou plus pendant l'année et que votre salaire total dépasse 118 500 $, vous avez peut-être payé plus d'impôt que nécessaire, mais vous pouvez déduire la retenue d'impôt de sécurité sociale excédentaire comme crédit remboursable sur votre formulaire 1040 .
- Encadré 5: La case 5 indique le montant des salaires soumis à la taxe Medicare. Le montant indiqué dans la case 5 peut être plus élevé que le montant indiqué dans la case 1. Le salaire de l'assurance-maladie comprend toute rémunération différée, les cotisations 401 (k) ou d'autres avantages sociaux qui sont exclus du revenu fédéral. impôt. Le montant de la case 5 correspond généralement à la totalité de votre rémunération de votre travail.
- Encadré 6: La case 6 indique le montant des impôts retenus sur votre salaire pour la taxe Medicare, qui est un taux d'imposition forfaitaire de 1,45% de votre salaire total Medicare à partir de 2017. Vous trouverez peut-être que le montant de la case 6 est plus élevé que le montant de la case 5 multiplié par 1,45% si vous gagnez un revenu important. Cela serait dû à la taxe Medicare supplémentaire qui a été mise en œuvre en 2013. Il s'agit d'un supplément de 0,9 pour cent sur certains seuils à partir de 2017: 200 000 $ si vous êtes célibataire ou éligible pour le ménage, 125 000 $ si vous êtes marié mais produisant une déclaration distincte, et 250 000 $ si vous êtes marié et déposez conjointement. Si vous êtes soumis à la taxe Medicare supplémentaire, votre retenue d'impôt Medicare qui montre dans la case 6 est rapprochée sur le formulaire IRS 8959.
- Encadré 7: La case 7 présente les revenus de pointe que vous avez déclarés à votre employeur. Il sera vide si vous n'avez pas signalé de conseils. Les montants dans les cases 7 et 3 doivent correspondre au montant qui apparaît dans la case 1 si vous n'avez aucun avantage avant impôt, ou peuvent correspondre au montant de la case 5 si vous recevez des prestations avant impôt. Le total des cases 7 et 3 ne doit pas dépasser la base salariale de la sécurité sociale de 118 500 dollars. Le montant de la case 7 est déjà inclus dans le montant de la case 1.
- Encadré 8: Conseils attribués L'encadré 8 indique tout revenu de pourboire qui vous a été attribué par votre employeur. Ce montant n'est pas inclus dans les salaires indiqués dans les cases 1, 3, 5 ou 7. Au lieu de cela, vous devez l'ajouter à votre salaire imposable sur le formulaire 1040, ligne 7, et vous devez calculer vos impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie. IRS Form 4137 . Vous voudrez peut-être examiner les informations contenues dans la Publication 531 concernant les conseils attribués ou consulter un professionnel de l'impôt si des revenus apparaissent dans la case 8 de votre W-2.
- Encadré 9: La case 9 servait autrefois à signaler toute avance sur le crédit de revenu gagné, mais le crédit de revenu gagné anticipé a pris fin en 2010 et devrait donc être vide. Les paiements anticipés de CPN étaient des paiements anticipés d'un employeur à un employé en prévision de l'admissibilité de l'employé au crédit pour revenu gagné .
- Case 10: L' encadré 10 indique les montants que vous pourriez avoir remboursés pour les frais de garde d'enfants par l'intermédiaire d'un compte de dépenses flexible ou la valeur en dollars des services de garde fournis par votre employeur. Les montants inférieurs à 5 000 $ ne sont pas imposables, mais tout montant supérieur à 5 000 $ doit être déclaré comme salaire imposable dans les cases 1, 3 et 5. Les prestations pour personnes à charge sont déclarées sur le formulaire 2441.
- Case 11: Cette case indique les montants qui vous ont été distribués à partir du régime de rémunération différée non admissible de votre employeur ou du régime de retraite non gouvernemental prévu à l'article 457. Le montant de la case 11 est déjà inclus à titre de salaire imposable dans la case 1.
- Case 12: Cette case s'applique aux rémunérations différées et autres rémunérations. Plusieurs types de rémunération et d'avantages sociaux peuvent être déclarés dans la case 12, ce que l'IRS a simplifié le plus possible en autorisant votre employeur à entrer un code à une lettre ou à deux lettres suivi du montant en dollars de votre rémunération. Ce sont les codes à partir de 2017:
| Code A | Sécurité sociale non perçue ou taxe RRTA sur les pourboires. Incluez ce montant dans votre taxe totale sur le formulaire 1040. |
| Code B | Taxe Medicare non perçue sur les pourboires. Incluez ce montant dans votre taxe totale sur le formulaire 1040. |
| Code C | Avantage imposable de l'assurance collective de durée déterminée de plus de 50 000 $. Ce montant est déjà inclus dans votre salaire imposable dans les cases 1, 3 et 5. |
| Code D | Retenues salariales facultatives non imposables à un régime de retraite 401 (k) ou SIMPLE 401 (k). |
| Code E | Retenues salariales facultatives non imposables à un régime de retraite 403 (b). |
| Code F | Reports de salaire facultatif non imposable à un régime de retraite de 408 (k) (6) SEP. |
| Code G | Les reports de salaire facultatifs non imposables et les cotisations d'employeur non facultatives à un régime de retraite 457 (b). |
| Code H | Reports de salaire facultatif non imposable à un régime exempt d'impôt 501 (c) (18) (D). Ce montant est inclus dans la catégorie 1 des salaires. Voir les instructions pour le formulaire 1040 pour savoir comment déduire ce montant. |
| Code J | Indemnité de maladie non imposable. Ce montant n'est pas inclus dans les salaires imposables des cases 1, 3 ou 5. |
| Code K | Taxe d'accise (égale à 20%) sur les paiements excédentaires de «parachute doré». Incluez ce montant dans votre taxe totale sur le formulaire 1040. |
| Code L | Remboursements non imposables pour les dépenses d'entreprise des employés. |
| Code M | La sécurité sociale non perçue ou l'impôt RRTA sur l'assurance-vie collective imposable de plus de 50 000 $ pour les anciens employés. Incluez ce montant dans votre taxe totale sur le formulaire 1040. |
| Code N | Impôt Medicare non perçu sur l'assurance-vie temporaire collective imposable de plus de 50 000 $ pour les anciens employés. Incluez ce montant dans votre taxe totale sur le formulaire 1040. |
| Code P | Remboursements non imposables pour les frais de déménagement des employés, si les montants ont été payés directement à l'employé. Ce montant devra peut-être être utilisé sur le formulaire 3903 (pdf) pour calculer le montant des frais de déménagement à déduire |
| Code Q | Combat de combat non imposable. Certaines personnes peuvent choisir d'inclure une indemnité de combat dans le calcul de leur crédit de revenu gagné . Voir la publication 3 pour plus de détails sur l'exclusion des zones de combat. |
| Code R | Cotisations de l'employeur à un compte d'épargne médical Archer. Ce montant doit être indiqué sur le formulaire 8853 (pdf). |
| Code S | Report de salaire non imposable vers un régime de retraite 408 (p) SIMPLE. |
| Code T | L'employeur a payé les prestations d'adoption. Ce montant n'est pas inclus dans les salaires de la catégorie 1. Utilisez le formulaire 8839 pour calculer la partie imposable et non imposable de ces prestations d'adoption. |
| Code V | Revenus provenant de l'exercice d'options d'achat d'actions non statutaires. Ce montant est déjà inclus à titre de revenu imposable dans les cases 1, 3 et 5. Cependant, vous devrez toujours déclarer séparément la vente de toute option d'achat d'actions aux annexes D et 8949. |
| Code W | Cotisations de l'employeur et de l'employé à un compte d'épargne santé. Inscrivez ce montant sur le formulaire 8889. |
| Code Y | Reports de salaire en vertu du régime de rémunération différée non qualifié 409A. |
| Code Z | Revenus reçus en vertu du régime de rémunération différée non qualifié 409A. Ce montant est déjà inclus dans les salaires imposables de la case 1. Ce montant est assujetti à une taxe supplémentaire de 20% plus les intérêts dans le cadre de votre impôt total sur le formulaire 1040. |
| Code AA | Cotisations après impôt à un régime de retraite Roth 401 (k). Ce montant est inclus dans votre salaire de boîte 1. |
| Code BB | Cotisations après impôt à un régime de retraite Roth 403 (b). Ce montant est inclus dans votre salaire de boîte 1. |
| Code DD | Indique le coût de l'assurance santé non imposable fournie par votre employeur. |
| Code EE | Cotisations après impôt à un régime de retraite Roth 457 (b) offert par les employeurs du gouvernement. Ce montant est inclus dans votre salaire de boîte 1. |
- Case 13: Trois cases à cocher apparaissent dans l'encadré 13. Elles seront marquées si l'une de ces situations s'applique à vous en tant qu'employé:
Vous êtes un employé statutaire. Cela signifie que vous déclarez le salaire de ce formulaire W-2 et de tout autre formulaire W-2 que vous recevez qui sont marqués «employé statutaire» dans le formulaire 1040, annexe C. Vos salaires ne sont pas assujettis à la retenue d'impôt, alors vous devriez voir un montant nul ou vide dans la case 2. Ils sont soumis à la retenue d'impôt de la sécurité sociale et de Medicare, cependant, les cases 3 à 6 doivent être remplies. Pour une discussion de ce qui constitue un employé statutaire et les règles qui s'appliquent, voir la section 1 de la publication 15-A.
Vous avez participé au régime de retraite de votre employeur pendant l'année d'imposition. Cela pourrait être un plan 401 (k), un plan 403 (b), SEP-IRA, SIMPLE-IRA ou un autre type de régime de retraite. Votre capacité à déduire des cotisations à un IRA traditionnel peut être limitée en fonction de votre revenu si vous participez à un régime de retraite, alors vérifiez avec un comptable ou un autre professionnel de l'impôt si cette case est cochée.
Vous avez reçu une indemnité de maladie de tiers en vertu de la police d'assurance responsabilité de votre employeur au lieu de recevoir des indemnités de maladie directement de votre employeur dans le cadre de votre salaire régulier. Les salaires de maladie ne sont pas inclus dans votre salaire de la catégorie 1, bien que les indemnités de maladie soient généralement assujetties aux taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie. Voir la section 6 de la publication 15-A pour une discussion sur les indemnités de maladie et les indemnités de maladie de tiers,
- Case 14: Votre employeur peut déclarer des informations fiscales supplémentaires ici. Si des montants sont indiqués dans la case 14, ils doivent inclure une brève description de ce qu'ils sont destinés à faire. Par exemple, les cotisations syndicales, les frais de scolarité payés par l'employeur ou les contributions après impôt à un régime de retraite peuvent être déclarés ici. Certains employeurs déclarent certaines taxes nationales et locales dans la case 14, telles que les primes de l'assurance invalidité de l'État (IDS). Les primes d'assurance-invalidité d'État peuvent être déductibles dans le cadre de la déduction des impôts sur le revenu de l'État et des impôts locaux sur l'annexe A si vous avez détaillé, et les cotisations syndicales peuvent être déductibles comme une déduction détaillée divers.
- Case 15: L' encadré 15 indique le numéro d'identification fiscale de votre employeur. Il peut y avoir plusieurs lignes d'information ici si vous avez travaillé pour le même employeur dans plusieurs états.
- Case 16: La case 16 indique le montant total des salaires imposables que vous avez gagnés dans cet État. Il peut y avoir plusieurs lignes d'information ici aussi, si vous avez travaillé pour le même employeur dans plusieurs États.
- Case 17: La case 17 indique le montant total de l'impôt sur le revenu prélevé sur votre salaire pour les salaires indiqués dans la case 16. Ce montant peut être déduit de l' impôt sur le revenu de l'État et des impôts locaux si vous détaillez vos déductions.
- Encadré 18: La case 18 indique le montant total des salaires assujettis à l'impôt local, municipal ou autre.
- Case 19: La case 19 indique le montant total des impôts retenus sur vos chèques de paie pour les impôts locaux, municipaux ou autres. Ce montant peut être déductible dans le cadre de la déduction de l'impôt sur le revenu national et local à l'annexe A.
- Encadré 20: La case 20 fournit une brève description de l'impôt local, de la ville ou de l'autre État payé. La description peut identifier une ville particulière, ou elle peut identifier une taxe d'État telle que les paiements de l'assurance-invalidité de l'État (IDS).
Et voila. C'est incroyable de penser que tant d'informations peuvent être contenues sur un si petit formulaire, mais votre W-2 devrait vous fournir toutes les données dont vous aurez besoin pour déclarer le revenu que vous avez gagné en tant qu'employé.