Éliminer les retards de paiement, les pénalités et les taux d'intérêt plus élevés
Alors prenez une heure ce week-end et organisez-vous. Utilisez cette solution étape par étape pour organiser votre processus de facturation et le maintenir organisé.
Vous aurez besoin d'un ordinateur, d'un ensemble de tiroirs en plastique ou en carton, d'une poubelle, d'un déchiqueteur de papier, d'un stylo rouge, d'un cahier, d'un surligneur, d'enveloppes de 10 po x 13 po et de timbres.
Première étape: Trouver une station payante
Payer des factures sera plus rapide et plus facile si vous avez une station payante spécifique, vous pouvez vous asseoir. Il ne doit pas nécessairement s'agir d'un grand espace: une petite table dans le coin de votre cuisine, une étagère dans votre bureau ou tout simplement un panier pour ranger vos outils et vos fournitures.
Deuxième étape: Organisez vos factures papier
Voici comment traiter vos factures papier. Ouvrez-les dès qu'ils arrivent. À l'aide d'un stylo rouge, notez la date d'échéance et le montant dû sur le recto de chaque enveloppe. Portez une attention particulière aux dates d'échéance car elles ne sont pas toujours les mêmes chaque mois.
Lorsque vous lisez votre facture, mettez en évidence les frais ou les parties de votre facture que vous remettez en question.
Vous serez en mesure de suivre facilement ces problèmes plus tard.
Recyclez tous les dossiers d'enveloppe qui n'incluent aucune information personnelle comme des offres spéciales ou des promotions pour d'autres produits. En parlant de recyclage déchiqueter tout ce qui a des informations personnelles à ce sujet. Si vous ne possédez pas de déchiqueteuse, de nombreux magasins de fournitures de bureau offrent l'accès à un déchiqueteur pour une somme modique.
Enfin, stockez vos factures impayées dans le tiroir supérieur de votre système de tiroir en plastique ou en carton.
Troisième étape: Organisez vos factures et relevés électroniques
Utilisez une adresse e-mail distincte pour les factures électroniques, les relevés bancaires, les relevés d'investissement, etc. Cela garantira qu'une facture électronique ne sera pas oubliée au milieu des nombreux courriels que vous recevez.
Consultez vos factures et relevés en ligne dès que vous recevez l'e-mail. Confirmez que vous êtes d'accord avec tous les frais et le montant dû. Si vous constatez une anomalie, imprimez le document, mettez en évidence la divergence et placez le papier dans le tiroir supérieur de votre système de tiroir en plastique ou en carton avec vos factures papier impayées. Si vous n'avez pas accès à une imprimante, notez le problème dans votre bloc-notes et placez le bloc-notes dans le même tiroir. Vous traiterez des divergences plus tard dans ce processus.
Ensuite, transférez chaque notification par e-mail à votre adresse e-mail personnelle en changeant la ligne d'objet à lire: entité due, date d'échéance et le montant dû. Par exemple, GA Gas, 6-28-2011, 78.00.
Créez un dossier de courrier électronique sur votre ordinateur pour chaque mois et chaque année. Vous pouvez le nommer "Online Bills - January 2016.". Après avoir examiné chaque facture en ligne et vous l'avez transmise, enregistrez-la dans le dossier mensuel que vous avez créé.
Quatrième étape: Planifiez une heure hebdomadaire pour payer vos factures
Horaire 30 minutes chaque semaine pour payer vos factures. Bloquer cette période de congé sur votre calendrier comme vous le feriez pour tout autre rendez-vous. C'est également un bon moment pour vérifier votre exactitude et votre compte bancaire en ligne.
Rendez-vous à votre station payante et retirez les factures papier de votre tiroir à payer. Puis connectez-vous à votre ordinateur et ouvrez le dossier à payer ce mois-ci. Si vous avez mis en évidence des questions ou des divergences, appelez d'abord ces institutions. De plus en plus d'entreprises accueillent des professionnels qui travaillent et ont des agents de service à la clientèle disponibles jusqu'à 20 h HNE. Si vous ne pouvez joindre personne, ajoutez cette tâche à votre liste de tâches pour le lendemain. Prenez note de votre numéro de compte, du numéro de téléphone du service client et de votre question spécifique.
Cinquième étape: Payer vos factures
Si vous souhaitez organiser vos factures de manière efficace et efficiente, envisagez des paiements de factures en ligne.
Il existe deux types d'options de paiement de factures en ligne:
- Paiement de facture en ligne offert par votre banque;
- Paiement de factures en ligne offert par vos fournisseurs de services (compagnie de téléphone, société de prêt hypothécaire, etc.).
Ici, Justin répond à la question: Comment puis-je configurer en ligne Bill Pay?
Bien que cela puisse vous prendre plus de temps pour configurer initialement les paiements de factures en ligne; vous gagnerez du temps chaque mois en payant vos factures en ligne.
Dans les deux scénarios de facturation en ligne, vous recevrez un numéro de confirmation dans le cadre de la transaction. Prenez note de ces informations soit sur la facture elle-même ou gardez une liste principale des transactions mensuelles dans votre cahier.
Si vous ne payez pas tout ou partie de vos factures en ligne, écrivez votre chèque, inscrivez la transaction dans votre registre de chèques, utilisez l'enveloppe de retour fournie dans la plupart des factures et relevés, et tamponnez l'enveloppe. Assurez-vous de tenir compte du temps de courrier dans votre processus. Prévoyez de 7 à 10 jours pour la livraison du courrier et le paiement. Bien que vous n'ayez pas de numéro de confirmation, vous devez quand même noter la transaction sur la facture elle-même ou sur votre liste principale de transactions mensuelles. Assurez-vous d'inclure également votre numéro de chèque.
Sixième étape: Déposer les copies papier de votre facture
Créez une enveloppe de 10 "x 13" pour chaque mois. Une fois que vous avez fini de payer les factures, placez les copies papier dans l'enveloppe du mois approprié avec votre liste principale de transactions (qui comprendra également des informations sur les factures que vous recevez électroniquement).
Si l'une de ces factures est nécessaire à des fins fiscales, faites-en une copie et déposez-la avec vos documents fiscaux annuels.