Quand et pourquoi avez-vous besoin du formulaire W-9?
Qui doit émettre les formulaires 1099-C?
Les instructions pour le formulaire 1099-MISC de l'Internal Revenue Service expliquent les diverses situations qui nécessitent une entreprise d'émettre des formulaires 1099-MISC.
Vous devez remplir, déposer et transmettre ce formulaire à tous les fournisseurs ou entrepreneurs - et non aux employés - à qui vous avez payé 600 $ ou plus au cours de l'année.
Un employé est une personne dont vous ou votre entreprise contrôle le travail. Si vous payez quelqu'un pour répondre à vos téléphones, il est très probablement un employé parce que vous définissez ses heures et dictez ce qu'il devrait faire pendant qu'il est sur l'horloge. Les employés n'ont pas besoin du formulaire 1099-MISC.
Si vous payez quelqu'un pour nettoyer votre bureau lorsque vous n'êtes pas ouvert et qu'il arrive et le fait parfois à sa discrétion, il est très probablement un entrepreneur indépendant et il a besoin du formulaire 1099-MISC. L'Internal Revenue Service explique les subtilités de l'identification des entrepreneurs indépendants par rapport aux employés.
Exceptions à la règle de l'entrepreneur / fournisseur
Vous n'avez pas à émettre de formulaires 1099-MISC aux sociétés C et S ou aux entités auprès desquelles vous achetez des produits, comme les marchandises que vous revendrez plus tard.
Les paiements effectués aux entrepreneurs et aux fournisseurs par carte de débit, carte de crédit ou par des tiers tels que PayPal sont également exemptés - l'IRS utilise une méthode différente pour suivre ces transactions.
Quand demander un formulaire W-9 rempli?
C'est une bonne pratique de demander qu'un entrepreneur indépendant fournisse un formulaire W-9 dûment rempli dès que l'entreprise sait qu'elle devra lui délivrer un formulaire 1099.
Mais parfois, nous laissons ces demandes glisser jusqu'en janvier lorsque nous examinons nos registres comptables et nous nous rendons compte que nous ne nous y sommes pas habitués.
Si vous devez émettre un 1099-MISC et ne pas avoir un formulaire W-9 rempli, dites quelque chose comme: «Hey, je vais envoyer votre 1099-MISC à la fin de janvier et je me suis rendu compte Je n'ai pas de W-9, pourrais-tu en remplir un et me l'envoyer? Cela permet à l'entrepreneur de savoir que l'information sur le formulaire W-9 sera utilisée pour générer un document d'impôt spécifique.
Encouragez les gens à vous envoyer leur formulaire W-9 rempli de manière sécurisée. Un formulaire W-9 rempli contient des informations sensibles telles que le numéro de sécurité sociale d'une personne. Ces données doivent rester aussi confidentielles et sécurisées que possible afin de minimiser le risque que les données tombent entre de mauvaises mains. La transmission d'un formulaire W-9 rempli en tant que pièce jointe non sécurisée à un courriel n'est pas recommandée. Demandez à le recevoir par courrier, par remise en main propre ou en pièce jointe protégée par un mot de passe à un courriel.
REMARQUE: Les lois fiscales changent périodiquement et les informations ci-dessus peuvent ne pas refléter les changements les plus récents. Veuillez consulter un fiscaliste pour obtenir les conseils les plus à jour. Les informations contenues dans cet article ne sont pas des conseils fiscaux et ne remplacent pas les conseils fiscaux.
En lire plus:
- En savoir plus sur le formulaire W-9
- Téléchargez un Formulaire W-9 vierge de l'IRS (pdf)
- Télécharger les instructions pour les demandeurs du formulaire W-9 de l'IRS (pdf)
- Comment préparer le formulaire 1099-MISC pour 2013 (À propos du droit des affaires et des taxes)