Démarrer un système de classement de base
Il y a beaucoup d'informations financières qui doivent être organisées et traitées, et un simple système de classement peut rendre cette tâche moins pénible. Vous pouvez essentiellement décomposer tous vos documents financiers dans les catégories suivantes:
- Factures dues
- Documents importants à conserver
- Articles à jeter ou déchiqueter
C'est aussi simple que ça. Soit vous avez une facture qui doit être payée, un reçu ou un document qui devrait être sauvegardé, ou quelque chose qui peut être rejeté. C'est à vous de décider comment vous voulez organiser ces éléments, mais cela peut être aussi simple que d'utiliser trois dossiers individuels étiquetés avec les informations ci-dessus.
Ensuite, chaque fois que vous recevez le courrier ou recevez un autre document financier, prenez un moment pour le placer dans le bon dossier. De cette façon, vos factures et vos documents importants sont faciles à trouver. Vous pouvez ensuite traiter régulièrement les dossiers et stocker en permanence les documents importants et mélanger ou recycler ce dont vous n'avez pas besoin.
Conserver les documents importants organisés
Tandis que le système de classement de base fera un bon travail en gardant vos finances quotidiennes dans l'ordre, vous voudrez toujours organiser les éléments importants que vous devez garder. Généralement, vous pouvez utiliser un petit classeur avec des dossiers individuels pour garder tout en ordre.
Quelques exemples de documents financiers que vous devriez conserver:
- Déclarations de revenus
- Conditions d'assurance
- Documents hypothécaires
- Relevés de compte de placement et de retraite
- Garanties ou contrats de service
Combien de temps pour conserver vos documents
Puisque vous devez conserver des copies de certains documents, combien de temps devriez-vous les conserver? Dans certains cas, il se peut que vous ayez seulement besoin de conserver un document ou un formulaire pendant une courte période, alors que d'autres voudront peut-être conserver des documents pendant des années.
Voici quelques documents financiers communs et le temps que vous devriez envisager de les conserver.
- Déclarations de revenus. Quand il s'agit de vos déclarations de revenus, il est recommandé de les conserver pendant sept ans. Si l' IRS veut vérifier vos déclarations, ils ont généralement entre 3-6 ans pour revenir à la date que vous avez déposé. Garder sept années de rendements passés vous permettra de rester à l'abri et de vous faciliter la vie si vous faites l'objet d'une vérification. Non seulement cela, mais si vous envisagez d'acheter une maison ou si vous avez besoin de montrer une preuve de revenu à un prêteur, il est bon d'avoir au moins quelques années de données à portée de main.
- Documents hypothécaires. Lorsque vous achetez une maison, vous allez vous asseoir à la fermeture et signer votre nom sur ce qui semble être des centaines de pages. Généralement, vous recevrez un gros dossier avec des copies de tout ce que vous avez passé à la fermeture. Ceux-ci comprendront des documents de la banque qui décrivent le prêt, des informations de la société immobilière, des informations d'évaluation et d'inspection, et bien plus encore. Même si vous n'avez pas besoin de vous référer à ces choses fréquemment, vous devriez vraiment garder ces documents indéfiniment. Vous devrez peut-être vous y reporter dans le futur et ils pourraient fournir des informations précieuses lorsque vous finirez par vendre votre maison.
- Relevés de compte bancaire et d'investissement. S'il y a une bonne chose à propos de l'Internet, c'est que vous pouvez souvent tirer des copies électroniques de vos relevés de compte bancaire et d'investissement à tout moment. Cela élimine le besoin de conserver toutes les déclarations que vous recevez. Cependant, c'est une bonne idée d'examiner chaque déclaration papier que vous recevez et si elles sont trimestrielles, gardez-les jusqu'à l'arrivée de la prochaine déclaration. Une fois que vous recevez la déclaration de fin d'année ou annuelle, vous pouvez en toute sécurité jeter tous les relevés mensuels ou trimestriels. Cela permettra de réduire le nombre de morceaux de papier que vous avez à classer et, selon toute probabilité, vous pouvez obtenir des copies supplémentaires en ligne ou en passant un coup de fil rapide.
- Factures et reçus. Lorsque vous recevez des factures de services publics et de cartes de crédit, il est conseillé de les conserver pendant un an après avoir vérifié que l'information est exacte. Des erreurs peuvent survenir et si vous disposez d'une copie de votre relevé, il est facile de contester une erreur. La même chose vaut pour les recettes. Vous devriez les garder assez longtemps pour comparer avec vos relevés bancaires afin que vous puissiez attraper toutes les erreurs. C'est, bien sûr, à moins que les reçus sont pour des achats qui peuvent être utilisés à des fins fiscales. Dans ce cas, vous voudriez conserver ces reçus pendant sept ans au maximum, tout comme votre déclaration de revenus en cas de vérification.
Garder vos informations en toute sécurité
Le vol d'identité est devenu un gros problème ces dernières années. Les voleurs sont capables de prendre des morceaux de votre histoire personnelle et financière et de l'utiliser pour créer de fausses identités qui peuvent ruiner votre crédit, vider vos comptes bancaires, et vous donner un gros mal de tête. Il est donc important de protéger et de disposer de vos données financières correctement.
Tout d'abord, pensez à acheter un déchiqueteur de papier pour votre maison. Toutes ces vieilles factures de services publics et même les offres de carte de crédit inutilisées que vous recevez par la poste chaque mois peuvent être des cibles privilégiées pour les voleurs. En déchiquetant vos documents inutilisés, vous pouvez être sûr que vous avez minimisé les risques que quelqu'un vole l'information.
Cela signifie également que vous devez sécuriser les documents que vous gardez dans la maison. Si vous rangez tout simplement dans des boîtes en carton au sous-sol, que se passe-t-il s'il y a une inondation? Des années de données pourraient être perdues. La même chose se passe s'il y a un incendie ou une autre catastrophe.
Bien que vous ne puissiez pas vous protéger contre toutes les possibilités, vous pouvez au moins vous munir d'un classeur robuste ou résistant au feu, voire d'un contenant verrouillable, qui gardera vos documents relativement sûrs et hors de mauvaises mains. Vous n'avez pas besoin d'aller à la mer, mais vous ne voulez pas non plus tout simplement rester assis dans quelques vieilles boîtes à chaussures dans votre garde-robe, soit.
Être organisé peut même aider vos héritiers
Dans le cas où quelque chose vous arrive, les documents financiers organisés peuvent énormément aider ceux qui prendront soin de vos affaires après votre départ. Cela peut simplifier le règlement de votre succession. Si vous avez un testament, il est également important d'avoir une lettre d'instruction afin que l'exécuteur sache où trouver ces documents.