L'archivage des données financières est une préférence personnelle et non une exigence (bien que la sauvegarde régulière soit!). Certains utilisateurs de Quicken créent une copie archivée de leurs données à la fin de chaque année, mais vous pouvez décider d'archiver une partie du fichier de données une fois qu'il a quelques années.
La commande d'archivage dans Quicken effectue une copie des transactions avant et y compris une date que vous spécifiez. Vous ne perdez aucune transaction car l'archivage dans ce logiciel ne sépare pas les transactions archivées du fichier de données d'origine.
Avant de commencer, assurez-vous de travailler avec le fichier de données que vous souhaitez archiver. Si vous n'utilisez qu'un seul fichier de données, ce n'est pas un problème.
01 Fonctionnement de Quicken Archive et démarrage
Remarque: Si vous utilisez une ancienne version de Quicken, la fenêtre Copie de fin d'année s'affiche sur cette page. Les versions plus récentes affichent l'image à l'étape 2 de ce tutoriel.
Démarrer le processus d'archivage de fichiers Quicken
Si vous utilisez une ancienne version de Quicken:
- Dans Quicken, cliquez sur Fichier en haut à gauche, puis sur Opérations sur les fichiers
- Cliquez sur Copie de fin d'année
- Sélectionnez Archive et cliquez sur OK
Si vous utilisez une version plus récente de Quicken, vous verrez la fenêtre Créer une copie de fin d'année avec deux options:
- Sélectionnez cette option pour archiver vos données tout en conservant toutes les transactions dans votre fichier de données: Fichier de données actuel, sélectionnez Ne rien faire. Mon fichier de données actuel restera inchangé.
- Sélectionnez cette option avec une date pour supprimer les anciennes transactions de votre fichier de données en même temps que vous archivez: Je ne veux que les transactions dans mon fichier de données actuel en commençant par cette date. À l'avenir, vous pourrez accéder aux transactions qui ont été supprimées de votre fichier de données en ouvrant le fichier d'archive.
02 Définir un nom de fichier et un emplacement pour le fichier archivé
Anciennes versions de Quicken: Quicken attribue un nom au fichier d'archive en mettant les deux derniers chiffres de l'année à la fin du nom de fichier.
Versions les plus récentes: Quicken ajoute BKP au nom du fichier.
Vous pouvez changer le nom et l'emplacement du fichier quelle que soit l'année de votre version de Quicken.
Nommer un fichier d'archive Quicken:
- Les noms de fichiers de données commencent par une barre oblique et se terminent par .QDF. Entrez un nouveau nom de fichier directement entre la barre oblique et .QDF.
- Ces caractères ne peuvent pas être utilisés dans les noms de fichiers: *? | ": \ /.
- Tout comme la plupart des gens acceptent le nom de fichier par défaut de Quicken, la plupart acceptent simplement l'emplacement du fichier. Vous pouvez changer l'emplacement en cliquant sur Parcourir à côté du nom du fichier, puis en naviguant dans la structure de votre ordinateur à l'endroit où vous voulez enregistrer l'archive. Si vous voulez enregistrer l'archive sur un CD, USB ou autre source multimédia externe, choisissez la lettre de lecteur après avoir cliqué sur Parcourir. Pour enregistrer le fichier d'archive dans un service de sauvegarde en ligne, choisissez le dossier de fichiers et / ou la lettre de lecteur utilisés par votre service. Si vous ne pouvez pas comprendre cela, il suffit de sauvegarder le fichier d'archive sur votre bureau, puis déplacez-le dans le dossier ou l'application du service de sauvegarde.
- Les pièces jointes Quicken ne seront archivées que s'il y a suffisamment d'espace disponible sur votre ordinateur.
03 Choisissez la date du fichier d'archive Quicken
Si vous avez une version plus récente de Quicken et que vous avez sélectionné l'option "Ne rien faire" décrite à l'étape 1, suivez ces instructions. Si vous avez sélectionné l'autre option, passez à l'étape suivante.
Si vous utilisez une version antérieure de Quicken, suivez ces instructions:
- Acceptez la date d'archivage de Quicken pour les «données d'archive jusqu'à et y compris» ou modifiez la date pour archiver les transactions se produisant avant et à une date que vous spécifiez.
- Vous pouvez cliquer dans la zone de date et saisir une nouvelle date.
- Ou bien, cliquez sur le symbole du calendrier situé à droite de la zone de date, puis utilisez les flèches de chaque côté du mois pour naviguer vers l'avant et vers l'arrière du calendrier. Quand vous arrivez au mois que vous voulez, il suffit de cliquer sur le jour du mois pour remplir la date.
04 Enregistrer le fichier archive
Si vous choisissez de consulter le fichier d'archive, vous pouvez revenir à votre fichier de données d'origine en cliquant sur Fichier, puis en choisissant le fichier d'origine dans la liste située près du bas des choix qui apparaissent dans la fenêtre contextuelle.
Attention! Ne changez pas l'archive!
Vous ne devez pas modifier les transactions dans un fichier d'archive Quicken, uniquement dans votre fichier de données d'origine. Vous pouvez vous assurer qu'aucun changement n'est fait en erreur en définissant un mot de passe de transaction, ce qui permettra de visualiser les données mais aucune modification ne peut être effectuée sans entrer le mot de passe. Vous pouvez également définir un mot de passe de fichier afin que personne d'autre ne puisse voir le fichier ou y apporter des modifications.