Croyez-le ou non, vos clients veulent toujours faire des chèques. De plus, vous préférerez peut-être accepter les chèques, compte tenu des coûts de traitement des paiements par carte de crédit et de la possibilité de rétrofacturation .
Vous avez probablement l'habitude de déposer des chèques à votre nom, mais qu'en est-il des chèques d'affaires? Le processus d'approbation n'est pas très différent - il suffit d'ajouter quelques détails supplémentaires, car le chèque est payable à votre entreprise.
Comment approuver les chèques d'affaires
Pour valider le chèque, rendez-vous dans la zone d'endossement au dos du chèque. C'est la courte section en haut où il est écrit «Approuver ici». À l'aide d'un stylo, complétez l'endossement:
- Écrivez le nom de l'entreprise, qui devrait correspondre au bénéficiaire sur le recto du chèque.
- Signer votre nom.
- Écrivez votre titre (président, propriétaire, trésorier, etc.)
- Ajoutez des restrictions à la vérification si vous le souhaitez.
Facilitez-le: si vous acceptez un grand nombre de chèques (plus de quelques-uns par jour, par exemple), vous pourriez en avoir marre de tout ce qui écrit. Vous pouvez également approuver vos chèques en utilisant un timbre. Les imprimeurs de chèques en ligne et les magasins de fournitures de bureau peuvent créer un tampon avec toutes les informations ci-dessus, ce qui vous permet de passer à travers les avenants. Renseignez-vous auprès de votre banque avant de commander un timbre. Ils peuvent avoir des exigences spécifiques, et il est préférable de suivre ces instructions pour éviter les retards dans le traitement des paiements.
Votre approbation entière devrait tenir dans cette zone au-dessus de la ligne (bien qu'il y ait une certaine marge de manœuvre), alors planifiez à l'avance. Quelques obstacles à tout garder compact comprennent:
- Un nom d'entreprise particulièrement long
- Le besoin de plusieurs signatures
- Toutes les restrictions que vous ajoutez prennent de l'espace supplémentaire (voir ci-dessous)
Restreindre l'endossement
Lorsque vous endossez un chèque , vous autorisez celui qui l'a à percevoir l'argent.
C'est généralement très bien parce que votre banque va recueillir l'argent et déposer ces fonds dans votre compte. Cependant, si un chèque est perdu ou volé après son endossement, un voleur pourrait éventuellement encaisser le chèque ou diriger le dépôt vers un autre compte.
Un endossement restrictif réduit votre risque en limitant ce qu'il advient des fonds après votre endossement. Par exemple, vous pouvez empêcher le chèque d'être encaissé, de sorte qu'il y aura toujours une trace papier indiquant où va l'argent. La restriction la plus courante consiste à écrire "Pour dépôt seulement sur le compte 123456" (en utilisant votre propre numéro de compte, bien sûr), ce qui signifie que le chèque doit être déposé sur le compte que vous spécifiez.
Encaisser le chèque
Les banques hésitent souvent à encaisser les chèques libellés à l'ordre des entreprises, de sorte que vous devrez probablement déposer la plupart des chèques émis à votre entreprise.
Mais qu'en est-il de l'encaissement de ces chèques? Est-il possible d'encaisser les chèques émis à une entreprise? C'est le cas, mais c'est difficile. Votre meilleur pari pour obtenir de l'argent est d'utiliser votre propre banque (où vous avez votre compte courant) après que votre compte a été utilisé activement pendant un certain temps.
Pourquoi encaisser est plus difficile: Quelle est la grande affaire avec l'encaissement de ces chèques? Les chèques émis à une entreprise sont compliqués.
Si un chèque vous est payable à titre individuel, c'est simple: l'argent est à vous, alors la banque doit simplement vérifier votre identité pour encaisser le chèque. Mais les entreprises sont des entités légales. Ils peuvent avoir plusieurs propriétaires, et ils peuvent nécessiter l'approbation de plusieurs personnes pour retirer ou dépenser de l'argent - et encaisser un chèque équivaut à retirer de l'argent. Sauf si vous êtes dans votre propre banque, un caissier ou un représentant du service à la clientèle ne saura pas qui est autorisé à obtenir de l'argent à partir du compte d'entreprise. Dans d'autres banques, pour tout ce qu'ils savent, vous pourriez être autorisé, mais vous pourriez tout aussi bien être un employé mécontent ou un voleur qui a volé le chèque du courrier.
Agir comme une entreprise
Il est sage d'exiger que les clients écrivent des chèques à votre entreprise. Vous agissez comme une entreprise légitime, et - en supposant que vous avez tout fait correctement et en évitant les garanties personnelles - vous pouvez limiter votre responsabilité personnelle si quelque chose arrive à l'entreprise.
Utilisation de comptes personnels: la gestion des chèques d'affaires entraîne des frais et des inconvénients supplémentaires, de sorte que vous pourriez être tenté de faire en sorte que les clients vous fassent des chèques (à titre individuel). Vous pourriez même être tenté de déposer des chèques d'affaires dans votre compte personnel: vous êtes déjà à la banque, et l'argent finira par vous parvenir de toute façon, alors qu'est-ce qu'un chèque de plus?
Les banques ne sont pas censées déposer ces chèques d'affaires dans votre compte personnel (à moins que vous ne signiez le chèque , qui est également peu susceptible d'être approuvé). Mais dans de nombreux cas, personne ne le remarque et vous pouvez vous en sortir. Si la banque le remarque, vous risquez des retards de paiement et d'autres complications, il est donc préférable d'éviter cette pratique.
Responsabilité personnelle: Même si vous pouvez obtenir des chèques d'affaires dans votre compte personnel, il est préférable d'utiliser un compte de chèque d'entreprise pour le revenu de votre entreprise. L'utilisation de votre compte personnel met vos biens personnels en péril, et il pourrait y avoir d'autres conséquences. Si vous avez besoin de plus de détails et de quelques conseils sur la façon d'ouvrir un compte (abordable), consultez notre page sur l' ouverture d'un compte courant .
Des moyens plus faciles d'être payé
Si les contrôles sont trop fastidieux pour vous, évaluez les autres méthodes de paiement.
Conscient des coûts: Si le coût est votre principale préoccupation, les espèces et les chèques sont les options les moins coûteuses, mais ces options ont des avantages et des inconvénients. Les espèces créent des problèmes de sécurité, tandis que les chèques peuvent rebondir et que le transfert de fonds sur votre compte prend du temps .
Plastique: Les cartes de crédit et de débit sont les outils préférés des consommateurs, mais ils peuvent être coûteux pour les commerçants. Pourtant, il vaut la peine d'obtenir un devis périodiquement pour savoir combien vous paierez. Soyez conscient des règles concernant l'ajout de suppléments aux achats par carte de crédit .
Paiements électroniques: pour un traitement des paiements plus abordable, essayez de recueillir des fonds directement sur les comptes bancaires des clients. Les paiements ACH coûtent souvent moins cher que les paiements par carte.