Conseils sur la tenue des registres qui pourraient vous faire gagner du temps et de l'argent sur vos impôts
Pourquoi devriez-vous conserver des enregistrements
Avec une grande partie de la vie financière de tout le monde existant en ligne ou sous forme électronique, il est beaucoup moins probable que les gens conservent tous leurs dossiers pertinents au même endroit. Cela ne veut pas dire que la stratégie de tenue de dossiers que vous adoptez ne peut pas être électronique, cela signifie simplement qu'elle devrait être organisée et conserver tout ce dont vous avez besoin dans un endroit sûr. Si vous conservez des dossiers papier, investissez dans un coffre-fort résistant à l'eau et au feu. Peut-être envisager de garder plusieurs copies dans des endroits différents. Si vous décidez de passer au numérique, vous devrez numériser les documents que vous avez en copie papier, mais surtout, assurez-vous de garder les fichiers sécurisés et d'avoir une sauvegarde.
En plus d'avoir des dossiers organisés, il est plus facile et moins frustrant pour vous de produire votre déclaration de revenus, mais cela vous permet également de profiter de chaque déduction ou crédit d'impôt auquel vous avez droit. Plus important encore, la tenue de dossiers vous permet également d'expliquer un élément de votre déclaration que l' Internal Revenue Service (IRS) pourrait remettre en question dans un audit.
En d'autres termes, la tenue de dossiers précis peut vous permettre d'obtenir tous les avantages fiscaux auxquels vous avez droit et de vous éviter d'avoir à payer des taxes et des pénalités supplémentaires pour les articles non corroborés.
Records que vous devriez garder
Votre chéquier, votre logiciel de budget personnel ou vos outils bancaires en ligne peuvent vous aider à vous souvenir des revenus et des dépenses à déclarer dans votre déclaration de revenus, mais le chéquier ou le logiciel ne suffit pas à prouver la déductibilité d'une dépense.
En plus de la preuve de paiement (chèques annulés, reçus de cartes de crédit, etc.), vous avez également besoin de factures, de reçus, de bordereaux de vente ou d'autres documents écrits qui décrivent exactement ce que vous avez payé. Les retenues que vous devez documenter peuvent inclure une pension alimentaire, des contributions charitables, des intérêts hypothécaires, des frais de garde d'enfants et des taxes foncières. Si vous effectuez des paiements en espèces, obtenez un reçu daté et signé indiquant le montant total et une description détaillée de ce qui a été acheté.
Pour prouver que vous avez correctement réclamé des revenus provenant d'investissements tels que des actions, des obligations et des fonds communs de placement, vous devez être en mesure de déterminer votre base et si vous avez un gain ou une perte lorsque vous vendez. Vos registres doivent indiquer le prix d'achat, le prix de vente et les commissions, les dividendes reçus en espèces ou réinvestis, les fractionnements d'actions, les frais de chargement et les rabais d'émission d'origine (OID). Une feuille de calcul Excel est un excellent moyen de suivre cette information, mais même une déclaration de votre courtier ou conseiller financier ou un calendrier manuscrit fera l'affaire.
Si vous avez retenu des dépenses déductibles de votre chèque de paie, comme les cotisations syndicales, les primes d'assurance médicale ou les cotisations 401 (k), assurez-vous de conserver vos talons de chèque de paie comme preuve de paiement.
Vous n'êtes toujours pas sûr de ce que vous devriez garder? Voici certains des enregistrements spécifiques les plus courants que vous devriez conserver:
- Formulaires W-2 et 1099
- relevés bancaires
- Courtage et relevés de fonds communs de placement
- Formulaire K-1 (pour les partenariats)
- Bordereaux de vente
- Factures
- Recettes de carte de crédit
- Chèques annulés ou autre preuve de paiement
- Accords d'achat et de vente à domicile, déclarations finales et dossiers d'assurance
Combien de temps devriez-vous conserver?
Bien que, légalement, vous ne soyez tenu de conserver vos dossiers fiscaux que trois ans après la date à laquelle vous avez produit la déclaration de revenus, vous devez conserver une copie de vos déclarations de revenus, W-2, 1099, etc., indéfiniment. L'IRS détruit les déclarations d'impôt originales après trois ans, et vous ou vos héritiers peuvent avoir besoin d'informations à partir des retours à un moment donné, ou vous devrez éventuellement prouver vos gains à des fins de sécurité sociale.