Conseils pour les impôts sur l'emploi des ménages
«Si une famille paie un employé de 1 900 $ ou plus au cours d'une année civile, elle est officiellement un employeur avec un employé et doit retenir la sécurité sociale et l'assurance-maladie, explique Eva MacCleery, fiscaliste, et directeur du service à la clientèle chez Care.com HomePay.
Ce seuil de 1 900 $ s'applique pour l'année civile 2015. Pour l'année 2016, le seuil est de 2 000 $. Dans Tax Topic 756, l'IRS écrit:
"Si vous payez un salaire en espèces de 2 000 $ ou plus pour 2016 (ce seuil peut changer d'année en année) à un employé de maison, vous devez généralement retenir 6,2% de la sécurité sociale et 1,45% des taxes Medicare (pour un total de 7,65% Vous devez également payer votre part des cotisations de sécurité sociale et d'assurance-maladie, qui représente également 7,65% du salaire en espèces (les salaires en argent comprennent les salaires que vous payez par chèque, mandat, etc.). vous préférez payer la part de vos employés des impôts de sécurité sociale et de Medicare de vos propres fonds, vous devriez retenir 7,65% de chaque paiement des salaires en espèces que vous faites.
Votre aide est-elle un employé?
La meilleure façon de déterminer si vous êtes responsable du paiement des impôts sur le travail des ménages, conseille MacCleery, est de vous poser les trois questions suivantes:
- "Quels types de tâches le travailleur accomplit-il, sont-ils de nature domestique?"
- "Qui contrôle la façon dont le travail est effectué?" et enfin
- "Vais-je payer cette personne 1 900 dollars ou plus par an?" (2 000 $ pour 2016)
Définir "Nature du ménage"
Le travail de «nature domestique» comprend les services rendus dans les professions suivantes:
- Baby-sitting,
- Gardiennage,
- Nettoyage de la maison,
- Travailleurs domestiques,
- Chauffeurs,
- Soins de santé à domicile,
- Ménagère,
- Nounous,
- Infirmières privées, et
- Les travailleurs de la cour.
Combien de contrôle avez-vous sur le travail que votre professionnel de la maison fait dans votre maison? Le travailleur fournit-il des services à titre indépendant ou travaille-t-il comme employé? Qui contrôle le travail?
"Le travailleur est votre employé si vous pouvez contrôler non seulement ce que le travail est fait, mais comment cela est fait", dit l'IRS dans la publication 926, Guide des impôts des employeurs de ménage. MacCleery précise: «vous êtes un employeur de famille lorsque vous avez le droit de contrôler quand, où, comment et par qui le travail doit être effectué.
Si ce n'est pas clair si le travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, alors "vous pouvez demander à l'IRS de vous donner une décision formelle", dit MacCleery; "vous pouvez remplir un formulaire SS-8 répondant à environ 20 questions, l'envoyer à l'IRS décrivant la nature du travail, et l'IRS vous reviendra avec une décision formelle."
Le processus de gestion des impôts sur l'emploi des ménages
Une fois que les familles paient 2 000 $ ou plus par année aux employés de maison (pour 2016), «elles ont les mêmes obligations qu'une entreprise», dit Mme MacCleery.
"L'employé remplit un W-4 , la famille retient les taxes, fournit les paystubs, [et] dépose les taxes sur une base trimestrielle, tout comme une entreprise."
Étape 1: Définir un budget
Un budget tiendra compte de tous les coûts associés à l'emploi des travailleurs domestiques. Cela comprend le salaire brut plus les taxes de l'employeur seulement. Vous pouvez également soustraire les allégements fiscaux, comme les comptes de dépenses flexibles pour personnes à charge ou le crédit d'impôt pour enfants et personnes à charge .
Étape 2: Signer un contrat de travail avec l'employé du ménage.
Il existe un exemple de contrat sur le site CarePay HomePay à l'adresse https://www.care.com/homepay/sample-nanny-contract-1309060137
Étape 3: Inscrivez-vous auprès de l'IRS et de l'État
Vous devrez établir tous les comptes de paie et de taxe sur l'emploi. Vous aurez besoin d'un numéro d'identification de l'employeur afin que vos taxes sur la masse salariale puissent être traitées correctement.
Étape 4: Configurer la paie
Cela comprend la fréquence de la rémunération (hebdomadaire, bihebdomadaire ou bimensuelle), la mise en place d'un logiciel pour la comptabilité de la paie et la mise en place du dépôt direct et des processus d'émission des paystubs. Les déclarations de revenus sont déposées tous les trimestres. À la fin de l'année, la famille remet un formulaire W-2 aux employés pour qu'ils déclarent leur salaire annuel et les retenues d'impôt. Enfin, une annexe H est remplie avec le formulaire 1040 pour résumer les charges sociales annuelles. Les familles peuvent engager un comptable pour les aider à mettre en place leurs processus de paie et préparer leurs dépôts tout au long de l'année.
Étape 5: Respectez les délais
Les délais "sont adaptés à chaque client", explique MacCleery. L'IRS et "certains Etats veulent plus les paiements d'impôt lorsque les paiements d'impôt sont plus importants." Il y a des délais pour payer les taxes et les délais pour produire les déclarations. Déterminez les délais applicables à votre situation.
Comment les impôts sur l'emploi des ménages profitent à l'employé
Les impôts sur l'emploi des ménages profitent à l'employée «parce qu'elle a maintenant des antécédents de travail», dit MacCleery. L'employé devient «droit à des avantages importants tels que la sécurité sociale et l'assurance-maladie à la retraite, et le chômage si licencié en raison de sa propre faute." MacCleery note que les travailleurs domestiques sont admissibles à l'assurance invalidité dans cinq États, offrant aux travailleurs une couverture si elles sont incapables de travailler en raison d'une blessure ou d'une maladie.
Avantages pour l'employeur - Réduire les risques et les pénalités
Le principal avantage de payer correctement votre professionnel de la maison est que les employeurs du ménage réduisent leur risque d'audit, y compris les risques de mauvaise classification des travailleurs.
Ce qui est en jeu? Considérez ce scénario hypothétique: supposons qu'une famille classe mal son travailleur comme un entrepreneur indépendant et délivre au travailleur un 1099-MISC au lieu d'un W-2. «Les familles ont l'impression de faire ce qu'il faut en utilisant un formulaire d'impôt», dit MacCleery, «mais maintenant, l'employé doit payer les deux moitiés de la FICA. devrait payer leur part de FICA plus les impôts de chômage. "
Les agences d'État travaillent en étroite collaboration avec l'IRS sur les problèmes de classification des travailleurs. Donc, si une agence a du mal à classer un travailleur comme un entrepreneur indépendant, elle peut partager l'information avec l'autre agence pour travailler ensemble sur ces dossiers. "Ce que nous voyons, c'est que l'employé perd son emploi et va déposer une demande d'assurance chômage, l'agence d'Etat n'a aucun dossier, donc l'Etat fait un audit avec la famille, et la famille doit déposer un impôt rétroactif. retourne ", a expliqué MacCleery.
Avantages pour l'employeur - Incitatifs fiscaux
Mais il y a un autre avantage pour les employeurs du ménage. "En plus de la tranquillité d'esprit, ils seront probablement admissibles à un crédit d'impôt", explique MacCleery. Pour les contribuables dont le revenu brut rajusté est supérieur à 43 000 $, le crédit d'impôt pour garde d'enfants représente 20% des frais de garde d'enfants, avec un crédit d'impôt maximal de 600 $ pour les familles avec enfants. un enfant ou 1 200 $ pour les familles avec deux enfants ou plus.
De plus, si le contribuable dispose d'un compte de dépenses flexibles pour les services de garde à son travail, il pourrait abriter jusqu'à 5 000 $ de revenu salarial avant impôt par l'entremise d'un compte de dépenses souples pour personnes à charge.
Maintenant, ces deux allégements fiscaux sont coordonnés les uns avec les autres. Pour les contribuables qui ont accès à une RTA pour personnes à charge, la stratégie privilégiée consiste à plafonner leur RTA pour les personnes à charge (5 000 $). Si le contribuable a deux enfants ou plus, il utilisera les 1 000 $ suivants de frais de garde d'enfants dans le cadre de son crédit d'impôt pour frais de garde d'enfants, ce qui se traduira par un crédit d'impôt de 200 $.
«C'est la répartition la plus efficace», dit MacCleery; Si vous n'avez pas accès à une personne à charge, il vaut mieux utiliser 5 000 $ pour le compte de personnes à charge et ne pas prendre le crédit pour frais de garde. compte de soins, alors vous pouvez revenir sur le crédit de garde d'enfants par lui-même. "
"Ce n'est pas aussi cher de payer légalement une fois que vous prenez tous les allégements fiscaux en compte", a déclaré MacCleery.
Annuaire de lien d'impôt sur l'emploi des ménages:
Sur le site Web IRS.gov
- Publication 926, Guide de l'impôt des employeurs du ménage
- Thème fiscal 756, Impôt sur le travail pour les employés de maison
- Annexe H (formulaire 1040), Impôt sur l'emploi des ménages
- Publication 15 (circulaire E), Guide de l'impôt des employeurs
- Embaucher des employés de maison
- Les aidants familiaux et l'impôt sur le travail indépendant
- Thème fiscal 602, Crédit pour enfants et personnes à charge
- Publication 503, Dépenses pour enfants et personnes à charge
- Formulaire W-10, Identification et certification du fournisseur de soins aux personnes à charge (pdf, instructions incluses)
- Formulaire 2441, Frais de garde d'enfants et de personnes à charge
- Internal Revenue Manual, 20.2.12, Pénalités et intérêts sur les taxes d'emploi
Première publication le 27 mars 2015. Révisée le 20 avril 2015.