La nature du solde des comptes débiteurs d'une entreprise dépend du secteur et de l'industrie dans lesquels elle exerce ses activités, ainsi que des politiques de crédit particulières que la direction a mises en place.
Les entreprises documentent leur A / R sur le bilan comme un actif à court terme.
Enregistrement A / R sur le bilan
La meilleure façon de comprendre les comptes débiteurs est de voir une transaction et comment elle finit sur le bilan .
Imaginez que Wal-Mart veuille commander une nouvelle édition spéciale d'un ensemble de livres Harry Potter de l'éditeur. Il négocie une course de 50 000 unités qui ne sera pas disponible ailleurs. Les livres sont imprimés et emballés, et l'éditeur facturera Wal-Mart 30 $ par ensemble. Wal-Mart vendra les jeux à 90 $ chacun à ses clients.
Lorsque l'éditeur expédiera les 50 000 unités à Wal-Mart, il inclura une facture de 1 500 000 $. C'est de l'argent dû à l'éditeur (50 000 qté x 30 $ par jeu = 1 500 000 $). Wal-Mart a reçu les livres physiques, mais l'éditeur n'a pas été payé même s'il a légalement droit à son argent.
Cette somme de 1 500 000 $ est inscrite au bilan de l'éditeur à titre de compte débiteur.
D'un autre côté, il se trouve sur le bilan de Wal-Mart à la fois comme un actif d'inventaire et un passif de comptes créditeurs .
Modalités de paiement
Généralement, une entreprise vend des produits à des conditions de set de crédit pour son A / R. Les conditions comprennent le nombre de jours pendant lesquels les clients doivent payer leur facture avant d'être facturés des frais de retard.
Lorsque les clients ne respectent pas les conditions de paiement, le vendeur peut s'adresser à son client et lui proposer de nouvelles conditions ou un autre moyen de recouvrement sur la facture.
Si aucun progrès n'a lieu, le solde des comptes débiteurs est soit remis à une agence de recouvrement ou, dans les cas les plus extrêmes, l'entreprise poursuit la personne ou l'institution qui lui doit de l'argent, cherchant à obtenir un redressement par saisie des biens.
Les entreprises utilisent souvent un certain nombre de termes A / R habituels. Ceux-ci sont exprimés en "Net 10", "Net 15", "Net 30", "Net 60" ou "Net 90". Les chiffres se réfèrent au nombre de jours pendant lesquels le montant net est dû et devrait être payé. Par exemple, net 10 signifie que vous avez dix jours à partir de la date de la facture pour payer votre solde.
Pour libérer des liquidités et augmenter la vitesse d'accès aux fonds, de nombreuses entreprises offrent un rabais anticipé sur les soldes A / R à plus long terme afin de motiver leurs clients à les payer plus rapidement. Il est généralement dans l'intérêt du client de profiter de la réduction et de payer à l'avance, car la réduction correspond à un taux de croissance annuel composé largement supérieur à ce qu'il pourrait gagner ailleurs.
Grands soldes A / R
Avoir un grand solde A / R sur le bilan semble positif. On pourrait penser que chaque entreprise veut un flot de futurs, de l'argent attendu à venir.
Cependant, l'argent dans A / R est de l'argent qui n'est pas dans la banque, ce qui expose l'entreprise à un certain degré de risque. Si Wal-Mart faisait faillite ou ne payait tout simplement pas l'éditeur, elle serait obligée de radier le solde B / C de son bilan de 1,5 million de dollars.
Absorber cette perte et être coincé avec 50 000 unités de livres personnalisés Harry Potter pourrait être dévastateur pour l'éditeur. Jetez un coup d'œil au livre des comptes débiteurs d'une entreprise. Il devrait être bien diversifié. Si un client ou un client représente plus de cinq ou dix pour cent des comptes créditeurs, cela crée une exposition et peut être source de préoccupation.
Normalement, les entreprises constituent une réserve de trésorerie pour se préparer à des situations comme celle-ci. Les réserves sont des charges comptables spécifiques qui réduisent les bénéfices chaque année, afin d'approximer les pertes anticipées. Si les réserves sont insuffisantes ou doivent être augmentées, des frais supplémentaires doivent être imputés au compte de résultat .
Les réserves sont utilisées pour enregistrer les fonds mis de côté pour couvrir toutes sortes de problèmes, allant des attentes de retour de garantie aux dispositions de prêts irrécouvrables dans les banques.
Revenus prépayés ou non gagnés
Certaines entreprises ont un modèle d'affaires différent et sont payées d'avance. Dans ce cas, l'entreprise n'enregistre pas les comptes débiteurs, mais inscrit plutôt un passif dans son bilan à un compte connu sous le nom de revenus non acquis ou de revenus prépayés.
À mesure que l'argent est gagné, soit en expédiant des produits promis, en progressant dans le processus de fabrication en utilisant la méthode du «pourcentage d'achèvement» ou en passant du temps, il est transféré des revenus non gagnés au bilan au revenu des ventes sur le revenu. déclaration, réduisant la responsabilité et augmentant les ventes déclarées.
Une bonne illustration de cela est l'industrie de la gestion d'actifs . Les clients paient souvent des honoraires trimestriels à un conseiller en placement inscrit , facturés d'avance. La société de conseil reçoit l'argent mais n'a pas encore gagné cet argent. Pour chaque jour ouvrable qui passe, un certain pourcentage de frais devient gagné et non remboursable.
D'autre part, une société de gestion d'actifs qui opte pour des arriérés de paiement aurait temporairement un solde A / R dans son bilan, habituellement pour un jour ou deux, les frais étant déduits des comptes de dépôt dans la plupart des cas.