Ventilation financière pour ceux qui conduisent pour Uber, Lyft ou Sidecar
De nos jours, il est possible de gagner de l'argent juste en conduisant votre voiture. Si vous travaillez (ou envisagez de travailler) via Uber, Lyft, Sidecar ou d'autres réseaux de covoiturage similaires, vous devez prendre en compte un certain nombre de questions fiscales. Ce que ces sites Web (et similaires) ont en commun est qu'ils facilitent le partage de la voiture.
Ces services font partie de l'économie du partage: un moyen de partager les biens et les services, rendu possible grâce à la technologie qui relie les consommateurs aux fournisseurs de services.
Même si vous partagez un trajet ou que vous transportez quelqu'un dans votre voiture, le revenu que vous gagnez en offrant un service de covoiturage est taxable et vous pouvez déduire vos dépenses liées au travail.
Entrepreneur indépendant ou employé
C'est la question clé pour toute personne travaillant dans l'économie partagée. Après avoir parlé à plusieurs personnes qui travaillent dans l'économie partagée, Derek Davis, un expert-comptable certifié dans le sud de la Californie, a constaté que les gens «ne savaient même pas ce qui se passe» avec leur statut d'emploi. Voici ce que vous devez comprendre:
Êtes-vous un entrepreneur indépendant? Très probablement, la réponse est oui. Regardez le contrat auquel vous avez consenti lorsque vous vous êtes inscrit sur le site Web.
De manière générale, nous examinons trois grands aspects de la relation entre vous et l'entreprise pour laquelle vous travaillez. L'IRS le décrit de cette façon:
- "Comportemental: L'entreprise contrôle-t-elle ou a-t-elle le droit de contrôler ce que le travailleur fait et comment le travailleur fait son travail?
- «Financier: Les aspects commerciaux du travail du travailleur sont-ils contrôlés par le payeur (y compris des choses comme la façon dont le travailleur est payé, si les dépenses sont remboursées, qui fournit des outils / fournitures, etc.)
- "Type de relation: Existe-t-il des contrats écrits ou des avantages sociaux (p.ex. régime de retraite, assurance, paye de vacances, etc.) La relation va-t-elle continuer et le travail effectué est-il un aspect clé de l'entreprise? - de IRS.gov.
Si l'entreprise peut exercer un contrôle sur votre travail, comme fixer les heures, superviser et vous fournir les outils et l'équipement dont vous avez besoin pour faire votre travail, vous pourriez être un employé.
Si l'entreprise vous laisse le soin de régler vous-même vos heures de travail, exige que vous fournissiez vos propres outils, équipement, véhicules, etc. et ne fournisse aucune formation ou supervision, vous êtes probablement un entrepreneur indépendant.
Les professionnels de l'impôt sont formés pour aider les clients à analyser leur situation afin de déterminer s'ils sont des employés ou des entrepreneurs indépendants. Assurez-vous de demander à votre comptable de passer en revue vos préoccupations.
L'impact fiscal
Supposons pour l'instant que vous travaillez en tant qu'entrepreneur indépendant. Et cela est directement lié à la façon dont le revenu de la conduite sera taxé. Les conducteurs de Ridesharing "peuvent comprendre qu'ils ne sont pas un employé", explique Iain Howe, un expert-comptable certifié à Austin, au Texas. "Je ne sais pas s'ils comprennent vraiment ce que cela signifie d'un point de vue fiscal. [Il y a] l'impôt sur le revenu, mais aussi les 15,3% [d'impôt] sur les impôts sur le travail indépendant."
Contrairement à un travail traditionnel où l'employeur retient des impôts, un entrepreneur indépendant est responsable de l'envoi des paiements d'impôt eux-mêmes, un processus appelé payer des impôts estimés .
Lorsque vous calculez combien d'impôt à payer, il est important de réaliser que les entrepreneurs indépendants paient les deux moitiés des impôts de sécurité sociale et d'assurance-maladie, alors que les employés ne paient que la moitié de ces impôts et l'autre moitié.
"Le coup d'impôt peut être de 30 à 40% du revenu reçu", note Howe. "La taxe de 30-40% est une combinaison de l'impôt sur le travail indépendant de 15,3% en plus d'un impôt sur le revenu à une tranche d'imposition de 15% à 25% (ou plus)", a expliqué Howe dans une conversation de suivi. par email. Essentiellement, «l'argent qui entre dans votre compte bancaire ne vous appartient pas», dit Howe, «mettez de l'argent de côté pour les taxes».
Voici un bref aperçu de la façon dont le revenu d'un travail indépendant est imposé différemment des salaires réguliers:
| Des employés | Entrepreneurs indépendants | |
| Comment le revenu est-il imposé? | Salaires bruts, moins les avantages avant impôts. Sous réserve de l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale, et les taxes d'assurance-maladie. | Recettes brutes moins les déductions d'entreprises admissibles. Soumis à l'impôt sur le revenu et l'impôt sur le travail indépendant . |
| Taxe fédérale sur le revenu | Oui | Oui |
| Taxe de sécurité sociale | oui (payez la moitié) | oui (payez les deux moitiés) |
| Taxe d'assurance-maladie | oui (payez la moitié) | oui (payez les deux moitiés) |
| Impôt sur le revenu | Oui | Oui |
| Documents fiscaux reçus à la fin de l'année: | Formulaire W-2 | Formulaire 1099-MISC et / ou formulaire 1099-K |
| Lorsque déclaré sur la déclaration de revenus: | Formulaire 1040, ligne 7 | Formulaire 1040, annexe C |
| Les documents que vous remplissez lorsque vous commencez à travailler | Formulaires I-9 et W-4 | Formulaire W-9 |
| Comment les taxes sont payées | Grâce à la retenue d'impôt sur la paie | Grâce à des taxes estimées |
| Comment les dépenses liées au travail sont déduites | En tant que dépenses d'entreprise des employés à l'annexe A | En tant que retenues d'affaires à l'annexe C |
Parlons maintenant des déductions et de la documentation
Conseils fiscaux spécifiques
- Conservez un journal de kilométrage détaillé. (Il existe des applications pour cela.)
- Le journal de kilométrage est nécessaire afin que vous puissiez trouver un pourcentage de miles à des fins de travail.
- Vous aurez besoin de ce pourcentage pour déterminer combien de vos dépenses de voiture peuvent être déduites.
- Vous devrez tenir des registres des dépenses liées au travail. Pas seulement les réparations de voitures et les reçus d'essence, mais aussi les cartes, les fournitures et ainsi de suite.
- Vous devrez effectuer des paiements estimés.
L'importance des journaux de kilométrage
"Ce que l'IRS dit [doit] garder une documentation contemporaine, tout cela signifie [est] écrire des miles chaque fois qu'ils font un voyage, tous les jours", explique Howe.
Vous pouvez trouver des applications dans l'App Store ou Google Play pour vous aider à suivre votre kilométrage. Mais Howe est venu avec sa propre solution. Il a créé une feuille de calcul Excel sur son bureau. Et dans l'application de notes sur son téléphone, il a créé une nouvelle note pour les miles Uber. Chaque voyage, il ferait une note du kilométrage de début et de fin. Puis à la fin de la semaine, il transfère le kilométrage de son application de notes à son tableur.
Garder la trace de vos milles paye de trois façons au moment des impôts.
- Vous avez un compte précis de vos miles, de sorte que vous pouvez calculer vos dépenses déductibles en utilisant le taux de kilométrage standard, "ce qui est énorme, 56 cents pour 2014, jusqu'à 57,5 pour 2015", explique Howe.
- Si l'IRS modifie le taux de kilométrage au milieu de l'année, vous serez en mesure de calculer votre déduction de kilométrage avec précision. "Je soupçonne ce que l'IRS fera, peut diminuer le taux de kilométrage standard effectif pour la deuxième moitié de l'année.C'est pourquoi il est important de garder une trace du kilométrage quotidien, de sorte que vous avez une panne", a déclaré Howe. Quelle est la raison de ce soupçon? "La baisse des prix de l'essence", explique Howe par email, "Puisqu'une partie du taux de kilométrage standard est de prendre en compte le gaz (ainsi que les réparations, l'entretien, les assurances, etc.), les prix du gaz peuvent baisser. baisse du 1er juillet au 31 décembre, comme ils l'ont fait les années précédentes. "
- Vous aurez une documentation "contemporaine". Voici comment l'IRS décrit la situation idéale: «Vous devez enregistrer les éléments d'une dépense ou d'une utilisation commerciale au moment de la dépense ou à proximité, ou l'utiliser et la justifier avec suffisamment de preuves documentaires. une déclaration préparée plus tard quand il y a généralement un manque de rappel précis Vous n'avez pas besoin d'écrire les éléments de chaque dépense le jour de la dépense Si vous tenez un journal sur une base hebdomadaire qui compte pour l'utilisation pendant la semaine, le journal est considéré comme un enregistrement tenu à jour. "
Ce qu'il faut inclure dans votre journal de kilométrage
Miles a passé des heures à conduire des gens, ainsi que d'autres activités liées à la conduite automobile, comme un voyage à la banque ou pour s'approvisionner. En tant qu'employé, «conduire au bureau est commutable et non déductible», explique Howe. Mais pour un conducteur de covoiturage, «puisque [votre] voiture est votre bureau, votre trajet est la marche vers la voiture.» Dès que vous allumez l'application, vous êtes en marche. dans votre voiture et pas allumé, et vous avez décidé de prendre un café, ce n'est pas déductible, parce que techniquement vous ne travaillez pas.Mais, conduire à la banque ou Office Max, parce que ces miles sont liés à des affaires, ceux-ci sont considérés comme déductibles "Dit Howe.
Si vous ne conservez pas de journal de kilométrage
Si l'IRS défie vos dépenses liées à la voiture sur votre déclaration de revenus, "et il n'y a pas de documentation," Howe a dit, "ils peuvent frapper le tout." En d'autres termes, le journal de kilométrage aide à supporter la déduction de frais de voiture indiquée sur votre déclaration de revenus.
Ce que vous pouvez écrire
Votre annexe C est la meilleure référence pour les dépenses que vous pouvez déduire qui sont liées à votre commerce ou entreprise. Des choses comme des cartes, un téléphone cellulaire ou une tablette, un téléphone mobile et des services de données, et d'autres outils et équipements dont vous avez besoin pour faire votre travail. Howe a donné un exemple: le montant pour l'apposition de votre téléphone sur votre voiture serait une dépense déductible et est particulièrement nécessaire pour les villes qui ont des lois de conduite mains libres.
«Les boissons et les collations achetées pour les cavaliers sont également déductibles à titre de dépenses d'entreprise, par exemple l'eau, la gomme, les menthes, etc.», explique Howe par courriel.
"Une autre considération est une partie de leur facture de téléphone cellulaire." Howe a ajouté dans son courriel: «Si leur utilisation augmentait en raison du temps passé à conduire pour Uber ou si on leur demandait d'acheter un forfait plus coûteux pour accommoder l'utilisation de données plus élevée, une partie de la facture téléphonique peut être considérée Les conducteurs devraient conserver des documents à l'appui de la façon dont ils ont déterminé la portion à usage personnel de la partie relative à l'utilisation des affaires.
Pour les réparations automobiles, les lave-autos, les pneus neufs et d'autres dépenses liées à l'automobile, vous pouvez choisir entre le taux de kilométrage standard ou les dépenses réelles pour l'année. Donc, gardez une trace de vos dépenses réelles liées à la voiture, de sorte que vous et votre comptable pouvez comparer et voir quelle méthode produira un meilleur résultat sur votre déclaration de revenus. Qu'est-ce qui se passe dans les dépenses liées à l'automobile? L'essence, les réparations et l'entretien, l'assurance et le coût d'achat de la voiture. Les péages et le stationnement peuvent être déduits séparément, en plus du taux de kilométrage standard, alors assurez-vous de garder une trace des péages. Soyez conscient, "si vous voulez utiliser le taux de kilométrage standard pour une voiture que vous possédez," l'IRS dit dans la publication 463, "vous devez choisir de l'utiliser dans la première année, la voiture est disponible pour une utilisation dans votre entreprise. dans les années suivantes, vous pouvez choisir d'utiliser le taux de kilométrage standard ou les dépenses réelles. "
La tenue de documents
Mettre en place un système de tenue de dossiers pour suivre vos revenus et les dépenses liées à l'entreprise.
"La mauvaise tenue des dossiers et le suivi des dépenses" sont des problèmes communs, dit Davis. Il recommande aux chauffeurs d'Uber de conserver de bons dossiers de dépenses et d'enregistrer le reçu (pour le moment). Il est important de conserver des enregistrements de «quatre choses», dit Davis, «date, heure, montant et nature commerciale». Ce sont les quatre choses que l'IRS veut voir dans vos dossiers s'ils auditent vos dépenses d'affaires.
Howe recommande aux clients de garder «tout ensemble dans une feuille de calcul». Gardez une trace de toutes vos dépenses, «même les dépenses qu'ils pensent être déductibles mais pas sûres», dit Howe, «alors [un] CPA peut déterminer si [elle] est déductible ou non, de sorte que vous ne manquez pas une déduction. "
En outre, Howe dit que le fait d'avoir tous les chiffres sur les revenus et les dépenses au même endroit fait qu'il est beaucoup plus rapide de préparer la déclaration de revenus. "Tout ce que le client peut faire pour réduire le temps nécessaire à la préparation du retour réduira généralement les frais globaux."
Quoi surveiller sur votre 1099
Uber, Lyft et d'autres services de covoiturage vous enverront soit un formulaire 1099-MISC ou un formulaire 1099-K, ou les deux, pour déclarer vos gains pour l'année. Ces formulaires sortent habituellement en janvier.
Après avoir examiné les 1099 formulaires d'impôt qu'il a reçus d'Uber, Howe fournit quelques conseils sur ce qu'il faut rechercher et comment gérer ces formulaires.
"Le formulaire 1099-K reflétera les tarifs perçus (tarif de base + temps + distance) plus les frais de transport en toute sécurité plus les frais de fractionnement et peut également contenir d'autres frais", a ajouté M. Howe. Il note que "les conducteurs doivent prêter une attention particulière à la ventilation prévue dans le Résumé fiscal 2014 fourni par Uber."
«Pour les fins de l'impôt figurant à l'annexe C, les conducteurs doivent inclure le montant total indiqué sur le formulaire 1099-K ainsi que le montant total indiqué sur le formulaire 1099-MISC (deux secteurs distincts de la plupart des logiciels d'impôt). à noter que même si un conducteur n'a pas reçu un formulaire 1099-MISC parce que le revenu supplémentaire reçu peut avoir été inférieur à 600 $, ce revenu est toujours à déclarer », a déclaré Howe.
"Les conducteurs devraient alors être sûrs d'entrer une dépense pour le montant des frais de transport sécurisés et des frais de fractionnement des frais (et éventuellement d'autres) sur leur déclaration de revenus puisque ces frais ne sont pas retenus par le conducteur mais sont payés à Uber."
"Les conducteurs devraient également être sûrs d'entrer une dépense pour les frais de commission Uber (20%, 28%, etc.) qui ont été payés à Uber", a déclaré Howe, "Ce montant est reflété dans le résumé fiscal fourni par Uber."
Payer vos estimations
En tant qu'indépendant, personne ne prélèvera d'impôt sur votre revenu. Vous devrez payer vos impôts vous-même. Nous faisons cela en envoyant des paiements d'impôt estimés, «ce qui signifie courir les chiffres», note Davis. La taxe estimée, à son plus simple, signifie envoyer un chèque à l'IRS pour les impôts de cette année. Mais parce que les taxes coûtent cher, il est important de s'assurer que vous payez le bon montant.
Payer trop vous laisse sans accès à votre argent jusqu'à ce que vous demandiez un remboursement de votre paiement en trop. Payer trop peu crée une crise de trésorerie au moment des impôts, car vous payez l'impôt de l'année dernière avant le 15 avril et payez votre première estimation pour l'impôt de l'année prochaine, également due le 15 avril. Notre objectif est de payer le bon montant d'impôt au bon moment, de sorte que les choses soient aplanies. Ces objectifs sont facilement atteints avec une bonne tenue des registres et un calcul de taxe de temps en temps.
Soyez conscient de vos risques
Parlez à votre avocat des risques liés à la conduite pour Uber et des mesures que vous pouvez prendre pour minimiser vos risques de poursuites judiciaires. Puisqu'il s'agit d'une question d'ordre juridique, votre comptable fiscaliste ne pourra vous donner aucun conseil. Un avocat pourrait vous parler de la création d'une entité commerciale telle qu'une société à responsabilité limitée ou une société comme un moyen de protéger vos biens personnels contre les poursuites judiciaires.
Soyons clairs, l'incidence fiscale sera plus ou moins à peu près la même, que vous ayez créé une entité ou que vous soyez un déposant de l'annexe C. Un avocat peut vous conseiller plus spécifiquement sur ce qui aura un sens pour vous. En outre, examinez votre police d'assurance auto et toute couverture d'assurance fournie par Uber ou Lyft. Comprenez ce que vous serez pour le crochet, et ce qui sera couvert.
Enfin, parlons des risques liés à la fiscalité. Ce que nous regardons est le risque que l' IRS pourrait refuser certaines de vos déductions. "Rappelons que l' IRS a un délai de prescription de 3 ans à vérifier", avertit Howe, "ainsi une déclaration de revenus 2014 déposée le 15 avril 2015 peut être auditée jusqu'au 15 avril 2018. Il est donc très important de garder la documentation pendant au moins trois ans à compter de la date à laquelle la déclaration d'impôt est produite. " Dans un audit , l'IRS regarde votre documentation. Si cela supporte vos déductions, vous gagnez. Mais si vous n'avez pas de preuve d'achat, l'IRS peut refuser une déduction pour cette dépense.
Sources:
Iain Howe est un comptable public certifié à Austin, au Texas. Il peut être atteint sur le Web à atchleycpas.com.
Derek Davis est un comptable public certifié et fondateur de Tabby, une application de suivi des dépenses. Il peut être atteint sur le Web à SharedEconomyCPA.com.
William Perez est un agent inscrit. Si vous avez des questions fiscales sur le covoiturage, n'hésitez pas à contacter William par courriel ou par Twitter @wperez.